Enviar mensagens

  1. Recipient types [top]
    Clicar em Escrever na barra de menus. Digitar os seguintes parâmetros na nova janela:
    • Para: endereço e-mail do destinatário principal
    • Cc (opcional): um ou mais destinatários em cópia carbono
    • Bcc (opcional): um ou diversos destinatários em cópia carbono escondida
    • Assunto (opcional): o assunto de sua mensagem
    • Mensagem (opcional): a mensagem
    Nota: Os endereços no campo Cc são visíveis para todos os destinários, enquanto que os endereços em Bcc são invisíveis para todos.
  2. Criar um rascunho [top]
    Ao escrever uma mensagem, clicar em Salvar para salvar a mensagem como rascunho. Ela não é enviada e é colocada automaticamente na pasta Rascunhos.

    Para terminar de escrever e/ou enviar a mensagem, ir para Rascunhos e clicar sobre a mensagem.

  3. Lay-out (colors, etc.) [top]
    E-mails podem ser enviados em texto (formato padrão) ou em HTML.

    Esse último formato permite a formatação do texto (fonte, alinhamento, cores etc.), imagens etc.

    Para enviar um e-mail em HTML, clicar em Escrever e então em <Rich text> tab. Uma barra de botões (parecida com a barra de um processador de texto) aparece acima do corpo da mensagem. Mover o mouse sobre cada botão para ver sua legenda.

  4. Insert an image [top]
    To insert an image directly in the message content and not as an attachment, make sure that the message format is Rich text formatting (using Plus for a specific message or Settings for all messages). Images are indeed visible in this format only. Click on the last but one button in the lay-out menubar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.

    Mind that the image weight must be acceptable for an e-mail.

    Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents.

  5. Responder [top]
    Abrir a mensagem e clicar em Responder. A mensagem de resposta aparece retomando a mensagem original. Você pode deletar todas as linhas desnecessárias.

    Para responder a todos os destinatários (campos Para e Cc) em uma única operação, clicar em Para todos/b> depois de Responder.

    As mensagens já respondidas são indicadas pelo ícone.

  6. Encaminhar [top]
    Abrir a mensagem e clicar em
    . Uma nova mensagem aparecerá, retomando a mensagem original. Você pode deletar todas as linhas desnecessárias.

    As mensagens encaminhadas são assinaladas com o ícone.

  7. Endereços do remetente [top]
    Você pode ter vários endereços e-mail de remetente. Esses endereços devem ser indicados em seus dados pessoais.

    Ao escrever uma mensagem, clicar em de para editar seus dados pessoais e adicionar (ou editar) um endereço e-mail.

    Ao escrever uma mensagem, selecionar um remetente no menu rolante ao lado de De. Você pode definir o remetente padrão clicando em Preferências.

  8. Envio de um SMS [top]
    Digitar o número completo do destinatário no formato internacional (país + área + número) seguido por @SMS (ex.: 32475123456@SMS). Os eventuais anexos não são enviados a esses destinatários.
    NB: Aconselhamos assinar seu SMS para que os destinatários possam identificar a procedência. Por outro lado, se você desejar um resposta por SMS, indicar seu próprio número.

    Você pode combinar destinatários e-mail e SMS em uma mesma mensagem.

  9. Envio de um fax [top]
    Digitar o número completo do destinatário no formato internacional (país + área + número) seguido de @fax. (ex.:322123456@FAX). O corpo da mensagem é enviado na primeira página e os anexos nas páginas seguintes.
    NB: É aconselhável assinar seus fax para que os destinatários possam identificar a procedência. Por outro lado, se você desejar uma resposta por fax, indicar seu próprio número.

    Você pode combinar destinatários e-mail e fax em uma mesma mensagem.

Agendas de endereços

  1. Sugestão automática de endereços [top]
    Digitar as primeiras letras de um prenome, de um nome ou de um endereço e-mail para fazer surgir uma lista de sugestões. Elas provêm de todas as suas agendas de endereços: contatos privados, contatos de grupo e membros de seus grupos.
  2. Usando a agenda de endereços [top]
    Ao escrever uma mensagem, você pode preencher os campos Para, Cc e Bcc usando a ferramenta Agenda de endereços: clicar em Para, Cc ou Bcc.
  3. Usando a agenda de endereços [top]
    When you call the contacts by clicking on A, Cc or Bcc, e-mail addresses are displayed. In the pull-down menu on the right, select Phone numbers so that you can select recipients for SMS or fax.
  4. Enviar uma mensagem a todos os membros do grupo [top]
    Clicar em A. Selecionar o grupo no menu rolante e em seguida selecionar Membros do grupo na coluna da esquerda. Assinalar a opção Bcc existente ao lado de Todos os membros. Dessa forma, os endereços não são revelados aos membros do grupo. Caso queira revelar os endereços, assinale a opção A ou Cc.
  5. Add to contacts [top]
    You can add data to contacts in several ways:
    • Click on a correspondent name and choose Save in Contacts to create a new contact with this e-mail address or Add to a Contact to associate the e-mail address with an existing contact.
    • Click on a phone number and choose Save in Contacts to create a new contact with this number or Add to a contact to associate it to an existing contact.

Listas de contatos

  1. Definição [top]
    As listas lhe permitem agrupar diversos contatos de diversas agendas de endereços para que possa enviar a mesma mensagem a todos esses contatos em uma única operação.

    Você pode agrupar diferentes canais de comunicação (e-mail, SMS, fax), desde que seu escritório virtual permita.

    O número de listas que você pode criar e o número de destinatários que elas podem conter dependem de sua assinatura.

    Apesar de poderem ser bidirecionais, as listas costumam ser usadas unidirecionalmente.

    Nota: as listas não podem ser usadas fora do escritório virtual.

  2. What are lists for? [top]
    Create lists containing groups of people you frequently communicate with: superiors, colleagues, students, etc.

    You don't have to create a list with all members from a group, as it already exists and is automatically updated.

    Warning: lists are not designed for mass mailing, and certainly not for sending unsolicited commercial e-mail). Abuse could result in your account being suspended. There are mass mailing solutions on the market.

  3. Criar uma lista privada [top]
    Selecionar Listas no menu Mais e selecionar "Privado" no seletor de ambientes. Criar sua lista selecionando os endereços nas agendas de endereços (privadas ou de grupo).
  4. Criar uma lista de grupo [top]
    Todos os membros do grupo podem sempre enviar mensagens à lista do grupo. Somente o administrador do grupo pode criar listas do grupo ou editá-las.

    Se você for o administrador do grupo, clicar em Listas, selecionar o grupo no menu rolante e então criar a lista do grupo como você criaria uma lista privada. Para permitir que membros editem a lista, clicar em Acessar ao lado do nome da lista e selecionar as caixas desejadas.

  5. Usando a lista [top]
    Para ver o conteúdo de uma lista, clicar em seu nome.

    Para enviar uma mensagem para a lista, criar uma nova mensagem e clicar em Para e selecionar "Listas". Selecionar a caixa de uma lista.

    Você também pode clicar em Listas, selecionar "Privado" ou um nome de grupo e então clicar em Enviar uma mensagem para esta lista ao lado do nome da lista.

  6. To, Cc or Bcc? [top]
    Choose carefully which field to call your list from. To and Cc will display the recipients list to all of them. On the contrary, Bcc hides all recipients.
  7. Editar uma lista [top]
    Clicar em Listas e em Editar ao lado da lista e efetuar as mudanças necessárias.
  8. Exportar uma lista [top]
    Para exportar uma lista para um arquivo CSV (dados separados por vírgulas), clicar em Exportar ao lado da lista.
  9. Deletar uma lista [top]
    Select Delete in the list Actions. This deletes the list, but contacts in the list are of course not deleted.

Anexos

  1. Envio de anexos [top]
    Para enviar um arquivo gravado em seu computador, clicar em Anexar e em seguida selecionar Anexos.

    Para enviar um arquivo armazenado na ferramenta Documentos, clicar em Anexar e em seguida selecionar Documentos.

  2. Envio como hiperlink [top]
    No lugar de enviar o Documento no e-mail, você pode-enviá-lo como um hiperlink. O destinatário terá alguns dias para baixá-lo clicando no hiperlink e você poderá ser notificado quando isso acontecer.

    Esta função é cômoda para documentos grandes mas você pode usá-la também com pequenos.

    Observe que o uso desta função automaticamente envia um e-mail específico para cada destinatário. Os destinatários não verão outros eventuais destinatários.

    A partir de uma mensagem, selecionar Documento como hiperlink no menu Anexar. Em seguida, selecionar um ou vários Documentos privados ou de grupo.

    A partir dos Documentos, selecionar um ou vários Documentos, abrir as Ações e selecionar Enviar e Enviar como hiperlink.

  3. Anexos recebidos [top]
    Mensagens com anexos são indicadas por um clipe. Quando você abre a mensagem, os anexos podem ser:
    • Baixados em seu computador: clicar em Baixar
    • Salvos diretamente nos Documentos: clicar em Salvar nos documentos. Para salvar tudo os anexos em uma única operação, selecionar Salvar todos nos Documentos.
    Os anexos do tipo Calendário (formato .ics) podem ser importatos no Calendário selecionando Salvar no Calendário.

    Os anexos do tipo Contato/vCard (formato .vcf) podem ser importatos nos Contatos selecionando Salvar nos Contatos.

  4. Hide attachments [top]
    You can hide attachments by clicking on the zone where they appear. They are just hidden and not deleted.
  5. Delete an attachment [top]
    It is possible to delete an attachment in a received or sent e-mail, in order to save storage in the mailbox. The deletion has no impact in your correspondents mailboxes: once you have sent an e-mail with an attachment, the recipients gets this attachments and nothing can be done about it.

    In the Actions of an attachment, select Delete. A trace of the attachment remains, because there indeed was an attachment when you receveid or sent the e-mail.

Exibição

  1. Mensagens não lidas [top]
    Você pode exibir unicamente as mensagens não lidas em uma pasta selecionando Não lidos no menu Ver.
  2. Display external images [top]
    If there are external images in a message, i.e. images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your e-mail address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, some external images are harmless and improve the message lay-out. Therefore, an alert is displayed on top of a message when some images are hidden: "Images on third-party Web servers are filtered. Display images in this e-mail?". Click on Yes if you wish to display them and if you trust the sender.

  3. Mensagens de classificação [top]
    As mensagens são automaticamente classificadas em ordem cronológica decrescente (as mais recentes primeiro).

    Você pode classificar usando os seguintes critérios: lidas ou não lidas, assunto da mensagem, nome do remetente, tamanho da mensagem e data. Para cada um dos critérios, você pode escolher a ordem normal (alfabética ou crescente) ou a ordem reversa.

  4. Display the complete date [top]
    In the messages list, bring the mouse on an abbreviated date to display the full date and the hour.

Fluxos de discussão

  1. Fluxos de discussão [top]
    Threading displays e-mails like in a forum: messages from a same conversation are displayed hierarchically, the most recent being placed at the bottom.

    Note: ContactOffice uses a series of criteria to gather messages within threads. If you reply to a message and completely change the contents of the conversation, ContactOffice won't be able to guess it and will keep associating these messages in a same thread. Likewise, if messages from different senders have the same subject, they most probably will appear in the same thread.

  2. Activation [top]
    Para ativar esta visualização, selecionar Fluxo de discussão no menu Ver. Ela permanece ativa nas sessões seguintes.

    Para voltar à visualização normal, desativar essa mesma opção.

  3. How to use threading [top]
    In the list on the left, a thread is represented by a single message. The total number of messages is displayed for each thread. If a thead contains at least one unread message, it is displayed as an unrad message.

    When you select a thread, all messages in it are displayed on the right. Click on a message to read it. Unread messages are displayed with the same background color than unread messages on the left.

  4. Mark a message in a thread as read [top]
    Select a thread on the left and a message on the right. Opening the message will mark it as read.
  5. Mark a message in a thread as unread [top]
    Select a thread on the left and a message on the right. In the menu bar, select "More/..." and then Mark as unread.

Assinatura

  1. Criar uma assinatura [top]
    Escolher Assinaturas no menu Mais. Você dispõe de uma assinatura para cada endereço de remetente (16384 caracteres).
  2. Insert an image in a signature [top]
    To insert an image (logo, etc.) in your signature, do as follows:
    1. In Messages Settings, heading General, in the Edition section, make sure that the Default format is Rich text formatting. Images are indeed visible in this format only.
    2. In Messages Settings, heading Signatures, create the text part of your signature. You can use the lay-out options (colors, etc.). Then, click on the last but one button in the lay-out menubar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.
      Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents. Don't delete it, otherwise it will vanish from your signature.
    You can have several images in a signature.
  3. Use a signature [top]
    • If you wish to sign each outgoing message, tick Automatic signature in Settings > Messages > Signatures. If you don't want to sign a specific message, just select the signature text with the mouse and delete it. You can also go to Plus (on the right) and choose Disable in the Signature section.
    • If you wish to sign some messages: write the message and then, in More (on the right), choose Insert at bottom or Insert at cursor in the Signature section.
  4. Coordenadas em arquivo anexo [top]
    Outra forma de assinar suas mensagens é incluir um vCard (cartão de visitas eletrônico, que contém as informações gravadas em sua ficha de dados pessoais). Para tal, ao escrever uma mensagem clicar em Anexar e escolher vCard. Todas as informações em seus dados pessoais serão utilizadas (com exceção do campo Comentário e das Tags).
  5. Assinatura obrigatória [top]
    Para algumas assinaturas, todos os e-mails enviados têm uma assinatura comum (para promoção, limites de responsabilidade etc.). Essa assinatura imposta não pode ser desativada mas não impede o uso de uma assinatura pessoal.

Mensagens criptografadas por senha

  1. O que são mensagens criptografadas por senha ? [top]
    Este recurso permite que você envie uma mensagem segura para qualquer endereço de e-mail. O destinatário pode lê-lo imediatamente inserindo a senha que você comunicou a ele por outros meios. Não terá nada para instalar ou configurar. Não vai criar chaves OpenPGP.
    O destinatário receberá um e-mail com um link que lhe permite ler a sua mensagem em ContactOffice, e, se desejar, uma pista para a senha usada. O destinatário tem a oportunidade de responder à mensagem da mesma maneira.

    A privacidade da mensagem é naturalmente baseada no fato de que a senha não é conhecida ou adivinhada por terceiros.
  2. Enviar uma mensagem criptografada por senha [top]
    Escreva um e-mail como de costume e clique em Criptografia. Duas possibilidades são então propostas para você; escolha Criptografia de Senha . Em relação à Encryption OpenPGP, consulte "Assinatura eletrônica e criptografia" na ajuda online.
    Escolher cuidadosamente uma senha que você fornecer um outro meio para o destinatário (oralmente, por telefone, SMS, etc.). Nunca use sua senha de ContactOffice, sua frase secreta protegendo sua chave privada ou qualquer outra senha confidencial. Indique possivelmente uma sugestão. Por favor note que o índice não será criptografado e pode ser lido por qualquer pessoa.
    Por padrão, as mensagens de senha criptografada expiram após uma semana, mas você pode definir uma duração diferente ou especifique que a mensagem nunca deve expirar. Após a data de expiração, o destinatário não poderá mais ler a mensagem. Finalmente, clique em Enviar para enviar sua mensagem.

    A mensagem é mantida em sua pasta usual e requer que a senha seja aberta. Você ainda poderá lê-la, mesmo após a data de expiração.

Electronic signature and encryption

  1. Why sign your messages? [top]
    E-mail was designed in such a way that it does not check whether an e-mail has actually been sent by the owner of sender e-mail address. This is the reason why you might get messages that seem to come from banks, well-known suppliers or friends. Likewise, others could also use your own address as sender address. They don't need to hijack your mailbox do to that: they just have to know your e-mail address.

    The purpose of electronic signature is to make sure that the sender of an e-mail is really the sender e-mail address owner and, conversely, to make sure that e-mails sent with your e-mail address as sender are really sent by yourself.

  2. Why encrypt your messages? [top]
    E-mail was designed in such a way that the content of an e-mail can be read while it travels across servers. The journey between two servers may be very long and rely on many intermediaries. Besides, robots working for intelligence services or criminals networks are listening. It is also noteworthy that it is technically possible to alter the content of an e-mail while it travels on the Internet.

    The goal of encryption is to make e-mail content unreadable for third-parties: the recipient alone will be able to read it. Likewise, you alone will be able to read the e-mails he sends you.

  3. Your key pair [top]
    Electronic signature and encryption both rely on a pair of keys. These keys are electronic files:
    • A private or secret key, that you will really keep private. Besides, it is protected by a password, called a "passphrase". The system security is based on the privacy of the private key and the passphrase.
    • A public key, that you can send freely and also publish on the Internet.
    1. Electronic signature means signing an e-mail with your private key.
      The recipient's e-mail software will compare your signature with your public key and will confirm that the e-mail is correctly signed.
    2. Encryption means encoding an e-mail with the recipient's public key.
      The recipient's e-mail software will compare the e-mail content with the recipient's private key and will confirm that the e-mail is correctly encrypted and that its content has not been modified. It will decode the message so that the recipient can read it, but will keep on storing it in its encrypted form.
    Note: when you send an encrypted message, ContactOffice will sign it as well. Exchanging encrypted messages in ContactOffice therefore requires that both correspondents have the public key of one another. On the contrary, you could get from outside encrypted messages that are not signed.

    Note: publishing a public key on public key servers is a non-reversible process. It will also publish your given first and last name along with your associated email address that you will not be able to delete or modify once published. However, this will allow other users to find your public key easily.

    This key pair architecture is a standard. Its name is OpenPGP.

  4. Your keystore [top]
    Your keystore contains not only your own key pair but also the public keys you add in there. The system security is based on the trust you give to each public key. Before you add a public key, you have to make sure that it belongs to the right person.

    Adding a public key enables ContactOffice to: validate messages electronically signed by this person, decode messages encrypted by this person and send this person encrypted messages.

  5. How to start? [top]
    Here are a few tips to start using these features
    • You don't necessarily have to switch to a behaviour where you would only send and receive encrypted e-mails. Depending on the message confidentiality and the technical capability of the recipient's mail system to handle encryption, you send a normal or encrypted message, on a case by case basis. Contrary to other encryption platforms that force you to encrypt all your messages and to communicate only with users on the same platform, ContactOffice lets you free.
    • You can electronically sign all your messages. On the recipient side, even if his e-mail system does not handle electronic signatures validation, he will be able to read your messages.
    • Because encryption means encoding an e-mail with the recipient's public key, it requires that the recipient has created his own key pair and that you are in possession of his public key. A good way to start is identifying a few correspondents who may be interested in exchanging encrypted messages with you. If these correspondents are also ContactOffice users (colleagues, members of your organization for instance), it will be much easier.
    • For optimal performance, keeping total attachment(s) size up to 5 MB or lower in end-to-end encrypted and/or digitally signed messages is recommended.
  6. Part of a security policy [top]
    Encryption is just part of a security policy. If your ContactOffice password and/or your passphrase are too easy to guess or written on a Post-It next to your screen, e-mail encryption is at great risk to be compromised.
  7. Technical information [top]
    We support RSA-algorithm based OpenPGP keys for both encryption/decryption and digital signing operations. ECC (Curve25519) algorithm based OpenPGP keys are also supported for encryption/decryption operations. All OpenPGP keys should be ASCII Armored.

    If you already have your keypair and if it was generated using RSA-algorithm, it is recommended to keep the message attachment(s) total size between 3 MB to 5 MB for optimal encryption/decryption performance.

Filtros

  1. Definição [top]
    Os filtros lhe permitem efetuar ações nos e-mails recebidos (incluindo contas externas POP3) de acordo com certas condições.
  2. Access to filters [top]
    Go to Settings, choose Messages and then Filters.
  3. Criar um filtro [top]
    Clicar em Filtros na barra de menus e então em Adicionar. Digitar os seguintes parâmetros:
    • Descrição: dar um nome explícito ao filtro para poder gerenciá-lo com facilidade.
    • Condições: usar ao menos uma condição. Para adicionar outra, clicar em Adicionar uma condição. Para deletar uma condição, clicar em Cancelar ao lado da condição. Se indicar diversas condições, decidir se todas devem ser verdadeiras (E lógico) ou se pelo menos uma deve ser verdadeira (OU lógico).
    • Ações: indicar ao menos uma ação usando o menu rolante. Para adicionar outra, clicar em Adicionar uma ação. Para deletar uma ação, clicar em Cancelar ao lado da ação. Conforme a ação que escolher, você pode ser solicitado a fornecer alguma informação adicional (pasta onde a mensagem deve ser guardada etc.).
  4. Black list [top]
    There is no feature named "black list" but you can get the same result with Filters. If you wish to block sender addresses or domains, create a filter with action Delete. In such case, the sender will still be able to send you messages, but you will not see them in your mailbox, nor will they use any of your mailbox space. Be careful when you create the condition for such a filter. You can also use the Move to Trash action to avoid any immediate deletion.
  5. Editar um filtro [top]
    Você pode editar um filtro a qualquer momento clicando em seu nome.
  6. Ordem dos filtros [top]
    Os filtros são executados na ordem em que aparecem na lista dos filtros (o filtro no topo da página é executado primeiro). Isso significa que uma ordem diferente de apresentação dará um resultado diferente.
  7. Desativar um filtro [top]
    Na lista dos filtros, clicar no nome do filtro e desativar a caixa ao lado de "Ativo". O filtro é desativado mas não é destruído. Você pode reativá-lo quando necessário.
  8. Deletar um filtro [top]
    Na lista dos filtros, clicar na lixeira próxima ao filtro.

Busca

  1. Search in tools and environments [top]
    The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

    Search and tools:

    • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
    • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
    Search and environments :
    • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
    • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
    • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
  2. Busca avançada [top]
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Results [top]
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  4. Ultima busca [top]
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.
  5. Busca a partir de um correspondente [top]
    Clicar no nome de um correspondente (destinatário ou remetente) e selecionar Mensagens recebidas e enviadas para buscar todas as mensagens trocadas com ele.
  6. Ordenar resultados para mensagens [top]
    Por padrão, os resultados de uma pesquisa em Mensagens são classificados por data. Em Configurações , na seção Mensagens , na seção Geral , você pode escolher uma classificação por relevância.
  7. Sintaxe no campo de busca [top]
    • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
    • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
    • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • férias havaí (equivalente a férias AND Havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
    • Maui OR Havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
    • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
    • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
    • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".

Modelos

  1. Definição [top]
    Um modelo é um e-mail já escrito, pronto para ser enviado, que lhe permite lidar com mensagens recorrentes: solicitações de informação, perguntas etc.

    Como para e-mails, o modelo pode ter diversos endereços e anexos.

    Ao ser carregado (como uma nova mensagem ou como uma resposta a uma mensagem recebida), sua mensagem pode ser alterada sem que isso afete o modelo para utilizações posteriores.

  2. Criar um modelo [top]
    Criar uma nova mensagem, redigir o modelo incluindo um assunto para identificá-lo. Em seguida, clicar em Salvar e selecionar Salvar como modelo.
  3. Utilizar um modelo [top]
    Para responder uma mensagem com um modelo, selecionar Responder e em seguida Com modelo. Escolher o modelo apropriado e, se necessário, editar a mensagem (o modelo original não se alterará) antes de enviá-la.

    Para enviar uma nova mensagem com um modelo, selecionar Mensagem a partir de modelo no menu Novo.

Gerenciamento de pastas

  1. Dossiês [top]
    Toda mensagem deve ser armazenada em uma pasta. O número de mensagens não lidas de cada pasta é exibido. Uma pasta com subpastas com mensagens não lidas aparece em negrito.

    Algumas pastas são criadas automaticamente e não podem ser renomeadas nem movidas: Caixa de entrada (mensagens recebidas), Enviadas (mensagens enviadas), Lixeira, Rascunhos, Modelos e Spam?.

    Você pode criar pastas adicionais para organizar melhor suas mensagens, eventualmente criando filtros para classificar automaticamente as mensagens na pasta certa assim que chegam.

  2. Criar uma pasta [top]
    Selecionar a pasta-raiz (um nível acima de Recepção), exibir suas Ações e selecionar Nova pasta. Digitar um nome e teclar 'Enter'.
  3. Mover uma pasta [top]
    Duas possibilidades são propostas:
    • Selecionar a pasta com o mouse e colocá-lo na pasta de destino.
    • Exibir as Ações da pasta e selecionar Mover.
  4. Renomear uma pasta [top]
    Ir a uma pasta e selecionar Renomear no menu Ações associado à pasta.
  5. Deletar uma pasta [top]
    Cuidados:
    • Deletar uma pasta significa suprimir todas as mensagens nela contidas, assim como as subpastas e seu conteúdo
    • Uma vez esvaziada a Lixeira, a supressão é irreversível, portanto prestem atenção ao realizar essa operação!
    • No lugar de simplesmente suprimir as pastas, você pode também arquivá-las (ver a seção correspondente).
    Selecionar a pasta, exibir suas Ações e selecionar Deletar.

    NB: A pasta só será efetivamente suprimida quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou uma pasta à Lixeira por engano, poderá recuperá-la. Não deixe a pasta na Lixeira por ela pode se esvaziar automaticamente.

  6. Subpastas [top]
    Você pode criar subpastas em todas as pastas, com exceção de "Enviadas" e "Spam?".

    Para criar uma subpasta, clicar na pasta principal no lado esquerdo da tela e selecionar Nova pasta no menu Ações associado à pasta.

  7. Number of messages in a folder [top]
    Display the folder Actions to show how much messages they contain. This number does not include messages in subfolders. Of course, subfolders also display how many messages they contain.

    The folders tree displays the number of unread messages, and not the total number of messages.

  8. Mover uma mensagem a uma pasta [top]
    Duas possibilidades são propostas:
    • Selecionar a pasta com o mouse e colocá-lo na pasta de destino.
    • Exibir as Ações da pasta e selecionar Mover.

Deletar mensagens

  1. Deletar uma mensagem [top]
    Assinalar (ou selecionar) a mensagem em questão, mostrar suas Ações e selecionar Deletar. Você pode também mover a mensagem para a Lixeira arrastando e largando.

    NB: A mensagem só será suprimida quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou uma mensagem à Lixeira por engano, você pode recuperá-la. Não deixe a mensagem na Lixeira pois ela pode se esvaziar automaticamente.

  2. Deletar uma seleção de mensagens [top]
    Precauções:
    • Uma vez que a Lixeira é esvaziada, a supressão de mensagens é irreversível; preste atenção ao fazer essa operação.
    • No lugar de simplesmente deletar mensagens, você pode também arquivá-las (veja a seção correspondente).
    A supressão é efetuada pasta por pasta. Primeiro, posicione-se em uma pasta. Assinalar as mensagens desejadas (ou selecioná-las com o teclado ou o mouse), mostrar as Ações e selecionar Deletar. Você pode também mover as mensagens para a Lixeira com um arrastar-largar.

    NB: As mensagens só serão efetivamente suprimidas quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou mensagens à Lixeira por engano, você pode recuperá-las. Não deixá-las na Lixeira pois ela pode se esvaziar automaticamente.

  3. Esvaziar a Lixeira [top]
    Mostrar as Ações da Lixeira e selecionar Esvaziar a Lixeira.
  4. Esvaziar a Lixeira automaticamente [top]
    A cada conexão, as mensagens que estão na Lixeira há mais de 7 dias são automaticamente deletadas.

    Além disso, a Lixeira é esvaziada automaticamente (mesmo se você não se conectar ao escritório virtual) se novas mensagens recebidas precisarem do espaço de disco que ela ocupa.

Caixas compartilhadas

  1. O que é uma caixa compartilhada? [top]
    Uma caixa compartilhada significa compartilhar o endereço principal da ferramenta Mensagens com um ou mais membros do grupo.

    Se você compartilhar sua própria caixa de correio, os membros que você escolher terão acesso total a esta caixa para gerenciá-la com você. Eles poderão ler e enviar mensagens, responder mensagens recebidas, classificar e excluir mensagens, etc.

    Da mesma forma, você também poderá acessar caixas compartilhadas e executar todas essas operações.

    Caixas compartilhadas só podem ser visualizadas na interface da web.
  2. Por que serve uma caixa compartilhada? [top]
    Uma caixa compartilhada permite:
    • Delegar o gerenciamento de uma caixa individual. Por exemplo, um diretor que compartilha sua caixa com seu(s) secretário(s).
    • Gerencia vários oradores em uma caixa comum (departamento, departamento, endereço genérico, como info @ domain, etc.)
    • Compartilhe uma caixa [top]
      NB: Somente certas assinaturas permitem o compartilhamento da caixa de e-mail. Por outro lado, qualquer assinatura permite o acesso a uma caixa compartilhada.

      Quanto às outras ferramentas, o compartilhamento de uma caixa de correio é considerado apenas dentro de um grupo: para compartilhar sua caixa com um usuário, ele / ela deve ter pelo menos um grupo em comum com você.

      Usuários que acessam a caixa compartilhada têm acesso total: a todas as pastas (incluindo as mensagens que você enviou no passado) e tem todos os direitos. Eles também podem ver Contatos em seu ambiente privado. No entanto, eles não podem modificá-los ou adicioná-los.

      Atenção! Não compartilhe uma caixa indevidamente: além dos motivos óbvios para a privacidade, considere também que o compartilhamento permite excluir mensagens por um usuário que você autorizou.

      Observe os seguintes recursos quando você compartilha sua caixa de correio:
      • Todos os endereços do remetente também são compartilhados para permitir a seleção automática do endereço do remetente correto ao responder. Se você desativar o compartilhamento mais tarde, os endereços do remetente permanecerão com terceiros.
      • Você só gerencia os filtros e a mensagem de ausência.
      Para compartilhar sua caixa, faça em Configurações, na seção Mensagens, e clique em Direitos de acesso. Em seguida, selecione quantos membros desejar.

      NB: o compartilhamento com todos os membros de um grupo em uma operação é intencionalmente desativado. Na verdade, uma pessoa pode ser adicionado ao grupo mais tarde, sem que você esteja informado e, em seguida, acesse suas Mensagens.
    • Acesse uma caixa compartilhada [top]
      Se você tiver acesso a pelo menos uma caixa compartilhada, o seletor de meio ambiente (o menu suspenso que exibe "Ambiente: Privado" por padrão) aparece na ferramenta Mensagens. Se você acabou de receber acesso a uma caixa compartilhada e o seletor de ambiente não aparece, faça o login novamente.

      Por favor, note os seguintes recursos quando você vai para uma caixa compartilhada:
      • O endereço de e-mail da caixa compartilhada é adicionado aos endereços do remetente e, opcionalmente, defina uma assinatura para o endereço da caixa compartilhada (por meio de Configurações > Mensagens > Assinaturas). Esta assinatura é exclusiva para você, os outros endereços do remetente do proprietário também são adicionados, de modo que o endereço correto sejaselecionado automaticamente durante uma resposta. Para esses endereços, você não pode definir uma assinatura.
      • Suas configurações referentes à exibição de Mensagens são aplicáveis (a fonte padrão, por exemplo). No entanto, apenas o proprietário da caixa pode modificar os filtros, as mensagens de ausência, etc.
      • A pesquisa é realizada nas mensagens da caixa compartilhada.
      • Ao clicar em Contatos ao escrever uma mensagem, os Contatos do Proprietário da Caixa Compartilhada serão exibidos, bem como os Contatos de Grupo que eles têm em comum com você. A sugestão de endereço funciona com o mesmo conjunto de contatos.
      • Quando você salva um remetente como um contato de um e-mail, apenas os grupos que você tem em comum com o proprietário da caixa compartilhada é exibido. Naturalmente, você só poderá criar um contato em um grupo se você tiver o direito de adicionar conteúdo.
    • Acessando configurações (filtros, ausência de mensagens) [top]
      Se você tiver acesso a uma caixa compartilhada, também poderá gerenciar a mensagem pronta para uso, bem como seus filtros.

      Para fazer isso, vá para Configurações como de costume e selecione o endereço da caixa compartilhada no menu suspenso. Certifique-se de que as Configurações são adequadas para todos os usuários da caixa compartilhada.

      No contexto de uma caixa compartilhada, os seguintes filtros não estão acessíveis porque não têm acesso aos dados pessoais do proprietário. da caixa: notificações (SMS, e-mail, Jabber / XMPP) e atribuição de tags.
    • Tags e caixas compartilhadas [top]
      Cada usuário tem suas próprias tags. Para que as tags funcionem no contexto de uma caixa compartilhada, todos os usuários que acessam devem concordar com uma lista de tags e criá-las em sua própria conta. Cada um pode ter tags adicionais, desde que não sejam usadas na caixa compartilhada.
    • Acesso de software de terceiros [top]
      As caixas compartilhadas às quais você tem acesso aparecem automaticamente em um cliente IMAP. Cada caixa está em uma pasta com seu nome e começando com til e tem sua própria árvore.

      As caixas compartilhadas não estão disponíveis na sincronização móvel (Exchange ActiveSync).
    • Possibilidade de parar o compartilhar uma caixa [top]
      A qualquer momento, você pode parar de compartilhar sua caixa. Vá para Direitos de acesso, passe o nome do membro para deletar e clique no ícone -. A mudança ocorrerá imediatamente.

Transferência endereços e-mail externos (POP3)

  1. POP or IMAP external address? [top]
    If you have other e-mail addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party e-mail servers offer POP and IMAP.
    • Choose POP to gather all your e-mail addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
    • Choose IMAP to manage your e-mail addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, e-mail software on your computer, smartphone, tablet, etc.
  2. Access to external e-mail addresses [top]
    Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
  3. Funcionalidades [top]
    O escritório virtual pode baixar a maioria dos endereços e-mail externos: POP3 (ISP), Google, Yahoo etc. Assim, você pode reunir todos os seus endereços e-mail em uma única interface que pode ser usada em qualquer lugar.

    Você pode definir filtros para organizar suas mensagens.

  4. Adicionar uma conta POP3 [top]
    No menu Mais, selecionar Outras contas e POP3.

    Em seguida, se quiser responder as mensagens recebidas, acrescente o endereço e-mail em seus Dados pessoais. O endereço certo será automaticamente selecionado no momento da resposta.

  5. Opção: deixar as mensagens no servidor [top]
    As mensagens serão armazenadas no servidor externo. Ativar essa opção com prudência pois ela pode causar dois tipos de problemas.

    De um lado, se o servidor nunca for esvaziado, poderá se saturar e passar a recusar novas mensagens que chegam. Certifique-se de limpar regularmente sua caixa no servidor externo.

    Por outro lado, para determinar quais mensagens são novas, ContactOffice estoca uma lista das mensagens já baixadas. Essa lista é limitada. Se o servidor externo contiver mensagens além da memória do escritório virtual, a transferência não funcionará mais: a transferência automática será desativada e a transferência manual falhará.

  6. Opção: baixar somente as novas mensagens [top]
    Se você deixar as mensagens no servidor externo, certifique-se de ativar esta opção para que somente as novas mensagens sejam baixadas.
  7. Opção: transferência automática [top]
    As mensagens serão transferidas automaticamente, mesmo se você não estiver conectado.
  8. Verificação manual [top]
    Clicar em Baixar somente esta conta ou em Baixar todas as contas. A barra de progressão informa sobre o andamento da operação. Você pode clicar em Cancelar.

    Usar a verificação automática para evitar o trabalho das verificações manuais.

  9. Endereço do rementente para as respostas [top]
    Se você baixar endereços externos com POP3, adicionar esses endereços em seus Dados pessoais. O endereço certo será automaticamente selecionado quando você responder a uma mensagem.
  10. Editar uma conta POP3 [top]
    A modificação da conta pode ser necessária se um parâmetro estiver errado ou se sua senha mudou.

    Mostrar a lista das contas POP3 clicando em POP3 e clicar em Editar ao lado da conta.

  11. Deletar uma conta POP3 [top]
    Mostrar a lista das contas POP3 clicando em POP3 e clicar na lixeira ao lado da conta. As mensagens já baixadas não serão afetadas pela deleção da conta.

Transferência endereços e-mail externos (IMAP)

  1. POP or IMAP external address? [top]
    If you have other e-mail addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party e-mail servers offer POP and IMAP.
    • Choose POP to gather all your e-mail addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
    • Choose IMAP to manage your e-mail addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, e-mail software on your computer, smartphone, tablet, etc.
  2. Funcionalidades [top]
    Você pode consultar caixas de e-mail hospedadas em um servidor IMAP externo.

    Com o cliente IMAP, as pastas e as mensagens serão somente visualizadas na interface do escritório virtual, mas não permanecerão armazenadas, a fim de evitar um duplo armazenamento das mensagens. Apenas o servidor externo armazena as mensagens.

    É normal que os desempenhos sejam inferiores, pois o escritório virtual deve buscar as mensagens no servidor externo via internet, o que é mais lento do que buscá-las em seus próprios servidores.

    As mensagens enviadas a partir do escritório virtual são armazenadas na pasta de mensagens enviadas no servidor externo. Ao redigir uma mensagem, certificar-se de que o endereço selecionado do remetente corresponde ao endereço configurado no servidor remoto.

    As seguintes funcionalidades podem estar disponíveis se o servidor remoto as suportar:

    • Tags (Atenção: tags não admitem espaços)
    • Pesquisa
    • Classificação
    Atenção: Este cliente IMAP sem armazenamento não é indicado para importação ou exportação de mensagens.
  3. Limitações [top]
    Pelo fato das mensagens não estarem armazenadas no ContactOffice, esta funcionalidade apresenta limitações. As seguintes funções não estão disponíveis:
    • Confirmação de recebimento
    • Filtros
    • Comentários sobre uma mensagem
    • Arquivamento
    • Exibição por fluxo de discussão
    • Importação de mensagens em um servidor remoto

    Da mesma forma:

    • Não é possível deslocar uma pasta entre um endereço IMAP e seu endereço principal. De fato, esta funcionalidade não se destina à importação de mensagens.
    • Não há indicação da existência de anexos às mensagens.
    • Mensagens respondidas ou reencaminhadas são indicadas, mas a indicação aparece somente até a próxima sessão.
    • Para acesso ao cliente IMAP, você precisa ter um endereço principal no ContactOffice, mesmo se ele não for utilizado.
  4. Access to external e-mail addresses [top]
    Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
  5. Configuração [top]
    • Selecionar IMAP no menu Outras contas.
    • Clicar em Adicionar.
    • No campo e-mail, digitar o endereço e-mail correto no servidor remoto. Esse endereço será automaticamente adicionado em seus dados pessoais como endereço de remetente, para que você possa responder mensagens.
    • No campo tipo, escolher uma conexão IMAP ou IMAP-S (segura). Atenção: é possível que seu servidor não aceite conexões IMAP-S.
    • Digitar o endereço do servidor, seu nome de usuário e sua senha nesse servidor.
    • Clicar em Salvar e assinalar a opção do servidor remoto para ativá-la.
    Ao final da configuração, uma nova pasta aparece na ferramenta Mensagens. Ele tem o nome do endereço e-mail no servidor remoto.

    Atenção: Alguns servidores IMAP armazenam todas as pastas na caixa de entrada. Como resultado, a interface do escritório virtual exibirá as mensagens da caixa de entrada na pasta que tem o nome do endereço IMAP externo e não em uma pasta chamada explicitamente de "Entrada". Da mesma forma, as outras pastas também serão mostradas nessa pasta principal.

Acesso com um programa POP3

  1. Funcionalidades [top]
    Se sua assinatura permitir, você pode verificar seu correio eletrônico com um programa tradicional.
  2. Programas compatíveis [top]
    Todos os programas compatíveis POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
  3. Configuração do programa [top]
    Criar uma nova conta no programa de e-mail usando os seguintes parâmetros:
    • Conta POP3: NOME DE USUÁRIO
    • senha da conta POP3: sua senha em ContactOffice
    • servidor POP3: pop.contactoffice.com
    Para mais explicações sobre a criação de uma conta POP3 em seu programa, consultar a documentação de seu programa.
  4. Servidor SMTP (de envio) [top]
    Com o servidor SMTP (de envio), você não precisa mudar o servidor SMTP em seu laptop cada vez que se conecta a outra rede.

    Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

    • Identifiant: NOME DE USUÁRIO
    • Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
    • Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Port: 465
    • Chiffrement: TLS/SSL
    • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
    Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

    Nota: Este servidor SMTP não deve ser usado para envio de e-mail não solicitado ou para envio de e-mails em massa (solicitado ou não solicitado). Para garantir a qualidade do serviço, o número de mensagens que você pode enviar e o número de destinatários por mensagem são limitados. Em caso de abuso, a administração bloqueará seu acesso ao servidor SMTP sem aviso prévio.

  5. Acesso POP3 e interface Web [top]
    Se você configurar o programa de e-mail para deixar mensagens no servidor, será possível acessá-las a qualquer momento usando a interface Web. Não deixar sua caixa de correio eletrônico ultrapassar a capacidade.

    Se você configurar seu programa para suprimir as mensagens no servidor, elas serão colocadas na Lixeira. Isso o desobriga de conectar-se regularmente à interface Web para esvaziá-la: ela será esvaziada automaticamente se novas mensagens recebidas precisarem do espaço de disco ocupado pela Lixeira.

    Se você usar filtros que transferem mensagens para outra pasta, você não poderá baixar essas mensagens com seu programa POP3. As mensagens na pasta "Spam?" também não serão baixadas: você precisará conectar-se à interface Web periodicamente para verificar se há alguma mensagem válida nessa pasta. IMAP4 não tem essas duas limitações.

Acesso com um programa IMAP4

  1. Funcionalidades [top]
    Se sua assinatura permitir, você pode verificar sua caixa de correio com um programa tradicional.

    Vantagens de IMAP em relação a POP3

    • IMAP lhe permite acessar todas as suas mensagens (incluindo pastas pessoais e mensagens enviadas), enquanto que POP3 só recupera as novas mensagens na Caixa de entrada. Em outras palavras, IMAP permite a sincronização entre ContactOffice e um programa de e-mails. A sincronização pode ser limitada a pastas que você usa com frequência. Além disso, se você configurar seu programa para baixar as mensagens completas (não somente os cabeçalhos), você pode usar seu correio eletrônico offline.
    • IMAP sempre deixa as mensagens no servidor. Dependendo das circunstâncias, você acessa todo o seu correio eletrônico usando a interface Web de ContactOffice Web em seu programa de e-mail, sem o risco de perder mensagens.
    • IMAP é mais rápido pois, como padrão, baixa somente os cabeçalhos das mensagens (remetente, assunto etc.). O conteúdo completo só é baixado quando você lê a mensagem. Desta forma, você deve estar conectado à internet para ler as mensagens (com exceção das mensagens já baixadas por completo).
  2. Programas compatíveis [top]
    Todos os programas compatíveis IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.
  3. Configuração do programa [top]
    Criar uma nova conta no programa de e-mail usando os seguintes parâmetros:
    • Conta IMAP4: NOME DE USUÁRIO
    • Senha da conta IMAP4: sua senha em ContactOffice
    • Servidor IMAP4: imap.contactoffice.com
    Para mais explicações sobre a criação de uma conta IMAP4 em seu programa, consultar a documentação de seu programa.

    Dicas

    • Uma vez que os nomes das pastas não são padronizados, pode ocorrer do programa detectar somente a Caixa de entrada e a Lixeira. Outras pastas especiais (Enviadas e Rascunhos) podem não ser detectadas e o programa criará suas próprias pastas especiais. Você pode fazer com que o programa use as pastas do ContactOffice modificando os nomes das pastas respectivamente para "Elementos enviados" (e não "Enviadas") e "Drafts". No Outlook, exibir as propriedades da conta IMAP, selecionar a opção IMAP e modificar o nome da pasta.
    • No momento da primeira conexão do Outlook, somente a pasta "Caixa de entrada" está marcada para a sincronização. Assinalar outras pastas que deseja sincronizar.
    • Quando responder a uma mensagem em seu programa, a mensagem de resposta é conservada em uma nova pasta de sua conta IMAP chamada "Elementos enviados". Você pode, se quiser, transferir a mensagem para a pasta "Enviadas" de ContactOffice.
  4. Servidor SMTP (de envio) [top]
    Com o servidor SMTP (de envio), você não precisa mudar o servidor SMTP em seu laptop cada vez que se conecta a outra rede.

    Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

    • Identifiant: NOME DE USUÁRIO
    • Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
    • Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Port: 465
    • Chiffrement: TLS/SSL
    • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
    Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

    Nota: Este servidor SMTP não deve ser usado para envio de e-mail não solicitado ou para envio de e-mails em massa (solicitado ou não solicitado). Para garantir a qualidade do serviço, o número de mensagens que você pode enviar e o número de destinatários por mensagem são limitados. Em caso de abuso, a administração bloqueará seu acesso ao servidor SMTP sem aviso prévio.

  5. Acesso IMAP4 e interface Web [top]
    O acesso IMAP4 não tem efeito sobre a interface Web.

    Quando você deleta uma mensagem em seu programa, seu título aparece tachado na interface Web de ContactOffice. Isso significa que a mensagem foi deletada no programa mas não no servidor. Para deletá-la no servidor, use um comando especial em seu programa ("Esvaziar mensagens deletadas" no menu Editar do Outlook).

  6. Importar e exportar mensagens [top]
    Com IMAP4, você pode facilmente importar os e-mails que já foram recebidos ou enviados usando um programa tradicional ou, inversamente, exportar os e-mails recebidos ou enviados para um programa tradicional.

    Em seu programa, as mensagens são linkadas a uma conta existente; vamos chamá-la de conta habitual. Criar uma outra conta do tipo IMAP4 (ContactOffice) e em seguida transferir as pastas ou mensagens de uma conta para outra usando arrastar e largar. Quando terminar, deletar a conta IMAP4.

    • Importar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta habitual para a conta IMAP4.
    • Exportar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta IMAP4 para sua conta habitual.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades [top]
    Sincronizar os aplicativos de seu smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry etc.) com as Mensagens, os Calendários e Contatos de ContactOffice. Acessar os dados de ContactOffice diretamente nos aplicativos do telefone (ex: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronizá-los.

    Você pode sincronizar diversos aparelhos, ContactOffice tendo o papel de servidor de sincronização.

    Se algum problema surgir durante uma sincronização (perda da rede, telefone descarregado etc.), a sincronização seguinte considerará que os dados atualizados estão em ContactOffice.

    Enfim, essa sincronização conserva os dados que já estavam em seu telefone.

  2. Local data and server data [top]
    Data already present on your mobile device always remain. Data present on ContactOffice will be added in a different "layer": if you disable the mobile sync, this layer will disappear.

    Your device needs to know where the data you create has to be stored: in the device or on ContactOffice. For calendar and contacts, please make sure to select your ContactOffice account in the respective apps.
  3. iPhone/iPad [top]
    1. Certifique-se de ter uma conexão estável e rápida (3G ou Wifi).
    2. 2 - Clicar sobre o ícone 'Configurações' na tela inicial.
    3. Clicar em 'E-mail, Contatos, Calendários'.
    4. Clicar em 'Acrescentar uma conta...'
    5. Clicar em 'Microsoft Exchange'. Atenção: é aqui que você chega se clicar no ícone E-mail a partir da tela inicial quando nenhuma conta estiver definida.
    6. Favor digitar as informações de conexão a ContactOffice:
      • Endereço: digitar seu endereço e-mail em ContactOffice
      • Domínio: deixar em branco
      • Nome de usuário: digitar NOME DE USUÁRIO (seu nome de usuário para ContactOffice)
      • Senha: digitar sua senha para ContactOffice
      • Descrição: digitar 'ContactOffice'
    7. Clicar em 'Próximo' e seu iPhone tentará configurar sua conta automaticamente por meio de um 'auto-discover'. Nota: essa operação pode levar alguns minutos pois nosso servidor não dispõe da função 'auto-discover'. Em seguida, seu iPhone lhe pedirá para digitar o nome do servidor. Favor digitar 'www.contactoffice.com'.
    8. Clicar em 'Próximo' e seu iPhone testará a configuração. Seu iPhone está programado para sincronizar com ContactOffice três tipos de dados (e-mails, contatos e calendários). Você pode, é claro, ativar ou desativar uma ou várias dessas funções.
      Clicar em seguida em 'Salvar' e seu iPhone finalizará a configuração.
      Nota: no final desta etapa, os dados começarão a ser transferidos. Isso pode demorar um pouco, em função do tamanho de sua agenda de endereços e/ou de seu calendário.
  4. Android (Samsung, etc.) [top]
    As many versions of the Android platform coexist, it is impossible to give a step-by-step guide for each of them.

    As a general rule:

    1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
    2. Go to your device 'Settings'.
    3. Go to the 'Accounts' tab and tap on 'Accounts' under 'My accounts'.
    4. Tap on 'Add account'.
    5. Tap on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Enter connection settings for ContactOffice, probably in 'Manual settings':
      • e-mail address: your ContactOffice e-mail address
      • Login: NOME DE USUÁRIO
      • Password: your ContactOffice password
      • Server: www.contactoffice.com
      • SSL: yes
    7. Your device now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    8. Change the settings to your liking.
    9. Give a name to this connection and tap on 'Done'.
    10. The data sync starts.
      Otherwise, you can start it manually: go back to step 2 and 3 and then tap on 'Sync all'.
      The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
  5. Other [top]
    All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with ContactOffice:
    • Windows Phone
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • Blackberry: directly for recent versions and through AstraSync for older ones
    • eM Client
    • etc.
    Use as settings your login (NOME DE USUÁRIO) and ContactOffice password, your e-mail address and as server name: www.contactoffice.com. Use a secure connection if it's available.

Synchronization with Outlook

  1. Features [top]
    Outlook (2013, 2016) can synchronize directly with ContactOffice.

    You can synchronize your mail, contacts and calendar between ContactOffice and Outlook. Data in ContactOffice will appear in Outlook, but in a separate account. Data already present in Outlook will not appear in ContactOffice, unless you import them in ContactOffice.

    Note: Outlook will disconnect from the server if something goes wrong with the sync. To reconnect to the server, select the "Send/Receive" tab, then click twice on the "Work Offline" button.

  2. Settings [top]
    1. Select the "File" tab
    2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
    3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
    4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
    5. Fill in your name, your e-mail address, the server (www.contactoffice.com), your username (NOME DE USUÁRIO) and ContactOffice password. Click on "Next"
    6. Click on "Finish"


    "The server cannot be found" (Outlook 2016)
    If you have entered the correct server value above and get the error "The server cannot be found" in Outlook 2016 (version 16.0.8431.2079 or later), it is because a Microsoft upgrade set your Outlook to connect to Office 365 using Simplified account creation". You can disable this behaviour by following the steps explained here.

Confirmações de recebimento

  1. Definição [top]
    Uma confirmação de recebimento mostra que a mensagem foi aberta pelo destinatário, mas não garante que tenha sido lida. Além disso, o destinatário não é obrigado a enviar a confirmação, mesmo tendo lido a mensagem. Seu programa de e-mail pode também não dispor dessa função.

    A confirmação é um e-mail; seu conteúdo muda de acordo com o programa de e-mail. Normalmente, o assunto retoma o assunto da mensagem original.

  2. Solicitar uma confirmação de recebimento [top]
    Ao escrever uma mensagem, selecionar a caixa Solicitar confirmação de recebimento.
  3. Enviar uma confirmação de recebimento [top]
    Quando uma mensagem recebida solicita uma confirmação de recebimento, aparece o seguinte texto: "O remetente desta mensagem pediu para ser notificado quando você ler esta mensagem. Você deseja notificar o remetente?". Clicar em Sim ou Não.

Prioridades

  1. Definição [top]
    A prioridade de um e-mail informa o destinatário sobre a urgência da mensagem. Não tem efeito nos servidores de e-mail: uma mensagem com alta prioridade não será enviada mais rápido.
  2. Definir a prioridade [top]
    Ao escrever uma mensagem, selecionar sua prioridade com o menu rolante ao lado de Prioridade. O valor padrão é "normal".
  3. View the priority [top]
    A message with a high or the highest priority is displayed with a red exclamation mark.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas? [top]
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros [top]
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta [top]
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta [top]
    In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
    Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
    Existem duas possibilidades:
    • Entrar "tag:NOME_DA_ETIQUETA" no campo de busca mostrado em cada ferramenta. Determinar se a busca deve ser feita na ferramenta corrente ou em todas as ferramentas.
    • Abrir a busca avançada e selecionar uma etiqueta.
  8. Atribuir uma etiqueta com os filtros [top]
    Os filtros lhe possibilitam atribuir uma etiqueta automaticamente em função de certas condições (remetente, assunto etc).
  9. Sincronizando tags com software de terceiros [top]
    Se você usar software de terceiros para acessar suas mensagens no IMAP e lidar com tags, elas serão sincronizadas, desde que existam em ContactOffice e no software de terceiros. As tags não são criadas automaticamente.

    NB: em US ContactOffice, as tags estão sempre em minúsculos

    NB: Outlook 2016 não suporta tags (ou categorias).

Comentários

  1. Adicionar um comentário [top]
    Você pode adicionar um comentário a um e-mail. Ele será distinto do próprio e-mail e será visível apenas por você.

    Selecionar Comentário em Ações de uma mensagem. As mensagens com comentário são indicadas por um ícone.

  2. Atribuir um comentário com os filtros [top]
    Os filtros lhe possibilitam criar um comentário automaticamente em função de certas condições (remetente, assunto etc).

Antispam

  1. Definição [top]
    O antispam age no servidor de e-mail e escaneia toda mensagem recebida para deletar spams (e-mails comerciais não solicitados) automaticamente.

    Os filtros funcionam depois do antispam: uma resposta automática (definida nos filtros) não responderá a spams.

  2. Notificações [top]
    As mensagens consideradas spam são automaticamente colocadas na pasta Spam?. Verifique regularmente se uma mensagem válida não foi considerada spam.
  3. Mark a message as not being spam [top]
    It happens that a normal message is flagged as spam and is therefore located in the Spam? folder. If you wish to report this message, select Mark in the Actions and then choose As not spam. The message is automatically moved to the Inbox and the system will improve over time.
  4. Mark an e-mail as spam [top]
    If a spam has not been detected as such and you wish to report it, select Mark in the Actions and then choose As spam. The message is automatically moved to the Spam? folder and the system will improve over time.
  5. Pasta vazia de Spam [top]
    Em Ações na pasta Spam, selecione Excluir permanentemente todo o spam para excluí-lo imediatamente sem passar pela Lixeira.
  6. Whitelist [top]
    A lista de permissões possui uma lista de endereços de e-mail ou domínios para os quais a filtragem de spam não será aplicada: as mensagens desses endereços ou domínios sempre serão enviadas a você, no sentido de que elas nunca serão negadas ou arquivadas a pasta Spam

    Aviso: A lista de desbloqueio contém endereços de e-mail e não pessoas: um remetente de spam pode utilizar um endereço da sua lista de autorizações como endereço do remetente.Configurações e, em seguida,Mensagens e selecione Lista de permissões. Clique no botão Adicionar endereço de e-mail ou domínio na barra de menus.
    • Para colocar na lista de permissões todos os endereços de e-mail da sua organização, basta adicionar parte direita do seu endereço de e-mail (por exemplo: "societe.com"). Não é recomendado para permitir domínios com milhões de endereços, como Gmail.com.
    • Para colocar um único whitelist remetente, basta adicionar o endereço.
    • Para desativar completamente o antispam, marque a caixa de seleção Desativar antispam para todas as mensagens recebidas .
  7. Pasta de spam e whitelist [top]
    Se você mover uma mensagem da pasta "Spam", será solicitado que você coloque na lista de permissões o endereço ou o domínio do remetente.

Importar

  1. Importar arquivos [top]
    Esta função lhe permite importar e-mails no formato .eml (Outlook).
    1. Colocar os arquivos .eml em uma pasta chamada "mail"
    2. Se quiser, colocar os arquivos .eml em subpastas com nomes correspondentes aos das pastas do escritório virtual (ex.: "Caixa de entrada", "Enviadas" etc.). Se a subpasta não existir no escritório virtual, será criada automaticamente na importação.
    3. Zipar a pasta "mail"
    4. Clicar em Importar e selecionar o arquivo .zip.
  2. Importar e exportar mensagens [top]
    Com IMAP4, você pode facilmente importar os e-mails que já foram recebidos ou enviados usando um programa tradicional ou, inversamente, exportar os e-mails recebidos ou enviados para um programa tradicional.

    Em seu programa, as mensagens são linkadas a uma conta existente; vamos chamá-la de conta habitual. Criar uma outra conta do tipo IMAP4 (ContactOffice) e em seguida transferir as pastas ou mensagens de uma conta para outra usando arrastar e largar. Quando terminar, deletar a conta IMAP4.

    • Importar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta habitual para a conta IMAP4.
    • Exportar mensagens: transferir as pastas ou mensagens da conta IMAP4 para sua conta habitual.

Arquivar

  1. Definição [top]
    O arquivamento lhe permite exportar mensagens para liberar espaço de disco sem deletar mensagens antigas.

    As mensagens são arquivadas em um arquivo com extensão .eml (formato Outlook), comprimidas em um arquivo .zip e colocadas na ferramenta Documentos (desde que haja espaço suficiente).

  2. Criar um arquivo [top]
    • Ir à pasta (ou subpasta) que contém as mensagens que deseja arquivar.
    • Se quiser arquivar somente algumas mensagens, selecioná-las indicando as caixas correspondentes.
    • Em seguida clicar em Arquivar e determinar se quer arquivar somente as mensagens selecionadas, todas as mensagens ou ainda todas as mensagens anteriores a uma certa data.
    • O arquivo é criado automaticamente e colocado na ferramenta Documentos, desde que haja espaço suficiente. O nome do arquivo é a data de sua criação, mas é possível renomeá-lo.
  3. Usar um arquivo [top]
    Você pode armazenar seu arquivo na ferramenta Documentos e/ou baixá-lo em seu computador.

    Para ler um arquivo, baixá-lo e abri-lo com um clique duplo. A lista de todas as mensagens arquivadas é exibida em formato .eml (compatível Outlook). Abrir uma mensagem com um clique duplo.

Impressão

  1. Imprimir mensagens [top]
    Display the message Actions and select Print.

Settings

  1. Acesso às Configurações [top]
    Você pode acessar Configurações de várias maneiras:
    • Quando você estiver em uma ferramenta, clique no botão "... " em Ações e escolha Configurações.
    • Clique no seu nome na parte superior direita da tela para exibir o menu e escolha Configurações.
    • No menu horizontal das ferramentas, escolha o ícone Configurações.
  2. Display external images [top]
    If there are external images in a message, i.e. images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your e-mail address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, if you wish external images to be always displayed, activate this option.

  3. Compact mode [top]
    In compact mode, the messages list in a folder displays a larger number of messages, because each of them is reduced to one line instead of two.
  4. Transferência automática [top]
    Clicar em Preferências na barra de menus. Ao lado de Transferência automática de todos seus e-mails recebidos para, digitar um endereço e-mail. As mensagens transferidas serão automaticamente deletadas.

    Para cancelar a transferência automática, apagar o endereço que digitou.

    Cuidado para não criar um "loop"! Se o endereço que digitou para a transferência automática transferir para o primeiro endereço e-mail, isso criará um "loop" que corresponderá a uma multiplicação sem fim de mensagens. Se recuperar mensagens de um endereço POP3 externo e encaminhar todas as mensagens recebidas para esse mesmo endereço, isso também criará um loop.

  5. Mensagem de ausência [top]
    Ativar a mensagem de ausência quando não puder acessar sua caixa por algum tempo (férias, viagem etc.). Você pode especificar as datas de início e de fim. Você pode também modificar o assunto e a mensagem padrão. É aconselhável acrescenter uma mensagem para informar seus correspondentes sobre sua data de retorno, a pessoa de contato para urgências etc.
  6. E-mail notification [top]
    Uma notificação de chegada de e-mail pode ser enviada a um outro endereço. Selecionar "Uma só vez" para ser avisado da chegada de pelo menos uma mensagem ou "Cada e-mail" para receber uma notificação para cada mensagem que chegar. Criar um filtro se você desejar receber uma notificação somente para determinados remententes ou assuntos.
  7. SMS notification [top]
    Uma notificação de chegada de e-mail pode ser enviada para seu telefone celular. Selecionar "Uma só vez" para ser avisado da chegada de pelo menos uma mensagem ou "Cada e-mail" para receber uma notificação para cada mensagem que chegar. Criar um filtro se você desejar receber uma notificação somente para determinados remententes ou assuntos.

Conta

  1. Limites de tamanho [top]
    Qualquer que seja sua assinatura, uma mensagem recebida não pode exceder 50 MB.

    O tamanho máximo de uma mensagem recebida (texto e anexos) também se define pelo tamanho disponível em sua caixa de correio e depende tanto do espaço de disco disponível em sua conta como no espaço já usado. Uma barra de utilização aparece sob a lista das pastas.

    Para aumentar o espaço disponível, arquivar ou deletar mensagens antigas ou aumentar o nível de assinatura.

  2. Sufixos de endereços e-mail [top]
    Você pode comunicar a um correspondente ou digitar em um formulário na web seu endereço e-mail completado por um sufixo. Dessa forma, você poderá ser informado se seu endereço e-mail foi comunicado a terceiros. Se seu endereço tiver o formato nome.sobrenome@domínio, um endereço com sufixo poderá ser nome.sobrenome+sufixo@dominio. Ex.: paul.dupont@dominio torna-se paul.dupont+amazon@dominio.
  3. Alias [top]
    Um alias é um segundo endereço e-mail para uma e somente uma conta.

Endereço e-mail com seu próprio nome de domínio

  1. What is an e-mail address with own domain? [top]
    No lugar de um endereço e-mail criado com o nome de domínio do ContactOffice, você pode usar seu próprio nome de domínio em nossos servidores. Nossos servidores tornam-se assim os servidores oficiais de e-mail de seu nome de domínio.

    Condições

    • Você precisa possuir um nome de domínio. Nós não vendemos nomes de domínio: se você não tiver um, contatar um fornecedor.
    • Você precisa ter uma conta paga.

    Implicações

    • Caso exista, seu endereço e-mail com o nome de domínio ContactOffice será destruído e poderá ser dado a outro usuário. Se usar esse endereço, deve notificar seus contatos sobre a mudança.
    • Todos os e-mails enviados a qualquer endereço de seu nome de domínio chegarão em nossos servidores: assim, não é possível transferir somente alguns endereços.
  2. Add an e-mail domain [top]
    Go to Settings > Messages and then E-mail domains. Click on Add an e-mail domain. Enter a domain name. Choose a validation method to prove that you own the domain: add a file on the domain website or a record in the DNS. Follow the instructions on the screen and click on Validate.

    Once the domain is validated, the next steps will appear in the wizard: e-mail servers for your domain (MX) and precautions to prevent sending messages by a third-party (SPF, DKIM and DMARC). Follow the instructions in the wizard.

    Your subscription sets the number of e-mail domains you may add.
  3. Delete an e-mail domain [top]
    You can delete an e-mail domain only if there are no e-mail addresses using it in ContactOffice. If there are still addresses using the domain, you may keep the accounts but you will need to replace these.

    In the domains list, bring the pointer on the domain and click the deletion icon.
  4. Replace your own e-mail address with an address on your domain [top]
    If you have created your main address on the ContactOffice domain, you can replace it by an address on one of your domains.

    Go to Settings > Administration > Users. Select your account and edit your e-mail address. If you wish to keep your ContactOffice address, recreate it as an alias.

    Note: if you have just validated your e-mail domain, you will need to log out and log in again for the users list to be displayed.