Geral

  1. Para que servem os grupos? [top]
    Os grupos permitem o compartilhamento de dados com outros usuários. Com grupos, você usa todo o potencial de ContactOffice.

    O compartilhamento é feito de duas maneiras:

    • Cada grupo tem seu próprio espaço: Documentos do grupo, Calendário do grupo, etc. Todos os membros do grupo podem acessar isso espaço comum.
    • Seus dados privados podem ser compartilhados com os membros do grupo.
    Pertencer a um grupo tem as seguintes consequências:
    • Você pode ver o tempo ocupado slots (mas não os detalhes do evento) nos calendários dos membros do grupo
    • Você pode bater papo com os membros do grupo com mensagens instantâneas (se disponíveis) e ver se eles estão online no momento.
    • Você pode enviar documentos para uma pasta-depósito de um membro do grupo.
    • Os seguintes dados de seus Dados pessoais são exibidos para os membros: sobrenome, nome, organização, endereço de e-mail e foto.
    Claro, outros membros têm os mesmos privilégios.
  2. Criar grupos simples [top]
    Criar grupos unicamente com as pessoas com quem você efetivamente compartilha informações.

    É mais eficiente criar diversos grupos pequenos com um esquema simples de compartilhamento (direitos de acesso idênticos para todos os membros) do que um único grande grupo com um esquema complexo de direitos de acesso (direitos diferentes conforme os membros).

  3. Exemplos de grupos simples [top]
    Empresa com 10 pessoas: 1 diretor, 1 secretária, 3 vendedores e 5 operários.
    • Um grupo com as 10 pessoas. Informações úteis para todos pertencerão lá. Todos poderão ver os horários ocupados nos calendários pessoais. Direitos de acesso adicionais serão definidos nos calendários pessoais para que, por exemplo, a secretária possa gerenciar completamente o calendário do diretor (exibir detalhes, adicionar, editar e excluir eventos).
    • Um grupo de vendas, sendo o diretor o administrador. Os membros são os 3 vendedores e a secretária.
    • Um grupo de produção, sendo o diretor o administrador. Os membros são os 5 trabalhadores e o secretário.
    • Um grupo para o diretor e o secretário: ele conterá mais dados confidenciais
    Grupos adicionais podem ser criados caso outros padrões de compartilhamento são necessários.
  4. Acesso aos dados de grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no seletor de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
  5. Grupos e opções de conta [top]
    Cada membro do grupo tem um nome de usuário pessoal e uma assinatura pessoal. No contexto de um grupo, as assinaturas dos membros não importam: todas as assinaturas permitem que você participe de um grupo e todos os membros de um grupo podem ter assinaturas diferentes. O fato de uma pessoa pertencer a um grupo não tem influência na assinatura: ela permanece inalterada.

Grupos que você administra

  1. Definição [top]
    O administrador de um grupo é a pessoa que gerencia o grupo. Ao criar um grupo, você é automaticamente o administrador desse grupo.

    O administrador é o único capaz de adicionar, editar ou deletar conteúdo nas ferramentas do grupo (calendário, documentos etc.), mas ele pode dar esses direitos a certos membros ou a todo o grupo.

    O administrador do grupo não está autorizado a deixar o grupo, a menos que tenha escolhido um novo administrador.

  2. Criar um grupo [top]
    Etapa 1: criar o grupo
    1. Vá para Configurações, na seção Grupos.
    2. Clique em Criar um novo grupo
    3. Escolha um nome de grupo explícito. Este nome deve ser único.
    4. Você pode inserir uma descrição, que informará os membros sobre a finalidade do grupo e/ou o conteúdo.
    5. Escolha se deseja publicar o grupo no grupo diretório. Por padrão, o grupo não é publicado.
    6. Escolha se deseja publicar a lista de membros do grupo. Isso só faz sentido se o grupo foi publicado.
    7. Escolha se deseja abrir o grupo. Isso só faz sentido se o grupo foi publicado. Nesse caso, qualquer pessoa poderá se tornar um membro do grupo.
    8. Clique em Salvar para criar o grupo. /li>
    Você ainda não terminou , porque neste ponto seu grupo não tem membros nem dados.

    Etapa 2: convidar membros

    1. Clique em Convidar.
    2. Selecione membros entre os Contatos: membros existentes do grupo, contatos privados ou contatos do grupo.
      Se os futuros membros não aparecerem nos Contatos, crie-os clicando em Criar novo contato.
    3. Os membros recebem um e-mail de convite. Eles devem aceitar o convite para ingressar no grupo.
    4. As pessoas que aceitaram o convite aparecem na lista de membros do grupo.
      Para enviar um lembrete para as pessoas que não responderam ao convite, vá para a seção Convites pendentes e escolha Enviar novamente nas Ações para esta pessoa.
    Etapa 3: conteúdo e direitos de acesso
    A criação do grupo criou ferramentas de grupo: o grupo tem seus próprios documentos, calendário, etc.
    Como administrador do grupo, você é o único com permissão para adicionar conteúdos para as ferramentas de grupo neste ponto.
    1. Em cada ferramenta, crie a estrutura de pastas, se aplicável, e configure os direitos de acesso de acordo com suas necessidades. Você encontrará ajuda detalhada sobre os direitos de acesso em cada seção de ajuda da ferramenta
    2. Adicione seu próprio conteúdo ao grupo.
  3. Modificar um grupo [top]
    O administrador de um grupo pode a qualquer momento modificar os parâmetros do grupo, com exceção do nome do grupo.

    Exibir as Ações do grupo na parte esquerda da tela e selecionar Detalhes.

  4. Adicionar membros [top]
    O procedimento utilizado na rubrica "Criar um grupo" pode ser empregado a qualquer momento.
  5. Retirar membros [top]
    Quando um membro é retirado, ele deixa de ter acesso às ferramentas de grupo. Entretanto, o conteúdo que ele próprio adicionou ao grupo permanece disponível para os outros membros.

    Na lista dos membros, exibir as Ações do membro e selecionar Retirar.

    Se você desejar retirar todos os membros em uma única operação, exibir as Ações do grupo e selecionar Retirar todos os membros.

  6. Deletar um grupo [top]
    A deleção do grupo suprimirá todo o conteúdo nas ferramentas de grupo. Preste atenção!

    Deletar o grupo só é possível após terem sido retirados todos os membros.

  7. Capacidades do grupo [top]
    Assim como um ambiente privado, um ambiente de grupo tem capacidades (GB para documentos, por exemplo). Essas capacidades são definidas pela assinatura do administrador do grupo. Portanto, o administrador do grupo geralmente terá a assinatura mais alta.

    Exemplo: uma assinatura tem uma capacidade de 10 GB para documentos.

    • O administrador tem 10 GB para seus próprios documentos privados.
    • Cada grupo criado por este administrador tem uma capacidade de 10 GB para Documentos. Em outras palavras, os documentos colocados dentro do grupo por todos os membros (incluindo o administrador) não podem exceder 10 GB.
    • Se a assinatura permitir a criação de 3 grupos, a capacidade total dos Documentos é de 40 GB: 10 GB para cada grupo e 10 GB para documentos privados do administrador.
    As capacidades para os ambientes privados dos membros do grupo são definidas por sua própria assinatura.
  8. Condições para criar um grupo [top]
    O número máximo de grupos que você pode criar é definido por sua assinatura.
  9. Número máximo de membros [top]
    Cada grupo tem um número máximo de membros. É definido pela assinatura de seu administrador.
  10. Número de administradores [top]
    Um grupo tem somente um administrador (por vez).
  11. Mudar o administrador [top]
    O administrador atual pode renunciar escolhendo um novo administrador entre os membros do grupo. Para fazer isso, exiba a lista de membros do grupo e clique em Torna-se administrador.

    Aviso: Conforme as capacidades do grupo (número de grupos , número de membros e capacidades para os objetos do grupo) são definidos pela assinatura de seu administrador, certifique-se de que o novo administrador tenha uma assinatura com capacidades suficientes.

Dados de grupo

  1. Direitos de acesso nas ferramentas de grupo [top]
    O administrador do grupo, assistido por seus co-administradores opcionais, decide quem pode adicionar e / ou excluir o conteúdo do grupo. Por padrão, apenas o administrador do grupo e os coadministradores podem adicionar e excluir conteúdo.

    Um membro que adiciona conteúdo decide quem pode editá-lo. Por padrão, somente esse membro pode fazê-lo. Portanto, os administradores do grupo nem sempre podem editar o conteúdo adicionado por um membro. No entanto, eles sempre podem excluí-lo.

  2. A caixa de "Todos os membros do grupo" [top]
    Se você selecionar a caixa "Todos os membros do (nome do grupo)" depois de ter clicado em Acessar, os membros que podem aderir ao grupo mais tarde terão os mesmos direitos que os membros atuais.

Coadministradores

  1. Definição [top]
    O administrador do grupo pode adicionar um ou mais co-administradores para ajudá-lo no gerenciamento do grupo. Por exemplo, um diretor, que é o administrador do grupo, pode adicionar sua secretária como co-administrador, para que ele possa ajudar a configurar os direitos de acesso nas ferramentas.

    Um co-administrador de grupo pode:

    • Adicione e exclua conteúdo em todo o ambiente do grupo: Calendário, todas as pastas nos Documentos, etc.
    • Altere os direitos de acesso no nível da ferramenta (ex: Calendário) e no nível da pasta (ex: Documentos).
    O secretário não pode executar as outras operações, que continuam sendo privilégios do administrador do grupo: alterar as configurações do grupo, etc. O secretário não pode adicionar ou remover os co-administradores do grupo.
  2. Nomear um coadministrador [top]
    Na lista dos membros do grupo, exibir as Ações do membro e selecionar Nomear um coadministrador.
  3. Revogar um coadministrador [top]
    Na lista dos membros do grupo, exibir as Ações do membro e selecionar Revogar coadministrador.

    O coadministrador perde todos os direitos que obteve quando foi nomeado para essa função. Se ele tiver direitos específicos atribuídos a ele anteriormente (ex.: adicionar conteúdo em uma determinada pasta), ele os conserva após a revogação.

Grupos a que você pertence

  1. Buscar um grupo [top]
    Clicar em Encontrar um grupo na barra de menus. Usar pelo menos 2 entre os seguintes critérios:
    • Nome de grupo: digitar pelo menos 3 letras consecutivas.
    • Atividade: determinar se é um grupo profissional ou não.
    • Setor: se for um grupo profissional, especificar o setor econômico.
    • Idioma
    Nota: Grupos privados nunca aparecem no resultado de busca.
  2. Aderir a um grupo [top]
    O procedimento é específico a cada tipo de grupo:
    • Grupos abertos
      São listados no diretório de grupos. Fazer uma busca e clicar em Participar.
    • Grupos Fechados
      Também estão no diretório de grupos. Fazer uma busca e enviar um e-mail para o administrador do grupo. O endereço e-mail aparece na descrição do grupo.
    • Grupos Privados
      Esses grupos não podem ser buscados: você precisa ser convidado pelo administrador para participar.
  3. Sair de um grupo [top]
    Antes de sair de um grupo, remova os direitos de acesso específicos que você concedeu a alguns membros do grupo: leia os detalhes de seus eventos, adicione eventos ao seu calendário, acesse sua caixa de correio etc. Depois de sair do grupo, você não possa retirar esses direitos específicos.

    Para sair de um grupo, selecione Sair deste grupo.

 

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