Documentos pessoais

  1. Adicionar um documento [top]
    Vá para a pasta onde você deseja adicionar um documento. Clique no menu Novo ou selecione Carregar neste menu.
  2. Adicionar um documento arrastando e largando [top]
    Você pode realizar um arrastar-depositar de um ou vários arquivos a partir de seu computador para a lista de Documentos.

    Essa funcionalidade necessita de uma versão recente do navegador.

  3. Criar um novo documento [top]
    Vá para a pasta em que deseja adicionar um documento em branco (somente texto, processamento de texto, planilha ou apresentação). O formato somente texto é útil para anotações pequenas. No menu Novo, selecione Criar, digite um nome e escolha o formato.
  4. Acrescentar um comentário [top]
    Você pode adicionar um comentário a um Documento para explicar o conteúdo. Em um grupo, o comentário será visível por todos.

    Selecionar Comentário nas Ações de um Documento. Os Documentos com comentário são indicados por um ícone.

  5. Editar um documento [top]
    Para editar um documento, você deve primeiro baixá-lo em seu computador, fazer as mudanças e enfim reenviar o documento.

    Um disco virtual lhe possibilita simplificar todas essas operações.

  6. Baixar um documento [top]
    Clicar no nome do documento ou selecionar Baixar no menu Ações do documento.

    Cada vez que um documento é baixado (com a interface Web ou o disco pessoal), o contador de "download" é atualizado.

  7. Renomear um documento [top]
    Selecione Renomear no menu Ações.
  8. Duplicar um documento [top]
    Caso precise criar um Documento semelhante a um Documento existente, selecionar Duplicar em Ações do documento existente. Você pode também utilizar esta funcionalidade na gestão manual de versões: antes de modificar um Documento, duplique-o e renomeie-o acrescentando uma indicação de versão como v1, v2, etc. Esse método pode ser utilizado tanto em seus Documentos privados como nos Documentos de grupo.
  9. Mover um documento [top]
    Selecionar Mover no menu Ações do documento. Em seguida selecionar a pasta de destino. O documento será movido e desaparecerá da pasta atual.
  10. Copiar um documento [top]
    Selecionar Copiar no menu Ações do documento. Em seguida selecionar a pasta de destino. O documento será copiado nessa pasta e o arquivo original permanecerá na pasta atual.
  11. Acesso direto [top]
    Cada documento pode ser acessado diretamente usando um URL específico que você pode colar em um e-mail ou site, etc. Este recurso de acesso direto não desabilita os direitos de acesso: os usuários devem se autenticar para fazer download do documento.

    Clique em Ações ao lado de um documento para obter seu URL de acesso direto.

Documento de grupo

  1. Acessar aos documentos do grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo na seleção de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
  2. Direitos de acesso padrão [top]
    • Todos os membros do grupo sempre podem exibir pastas e documentos do grupo. Em outras palavras, eles sempre têm o direito Ler.
    • Um criador de documentos sempre pode editá-lo. Ele pode conceder o Editar direito a alguns ou a todos os membros.
    • O administrador do grupo e os coadministradores sempre podem adicionar e excluir conteúdo (ou seja, pastas e documentos). Eles podem atribuir Adicionar conteúdo e Adicionar e excluir conteúdo a alguns ou a todos os membros. Nota: O direito Adicionar conteúdo também permite renomear pastas.
  3. Criadores: permitir edição [top]
    O documento Editar permite alterar seu conteúdo, mas também suas meta-informações (nome, etc.).
  4. Administradores: autorizar membros a adicionar documentos [top]
    Clicar em Acessar ao lado do nome da pasta e assinalar as caixas correspondentes na coluna Adicionar documentos.

    Nota: As pessoas assinaladas também ficam autorizadas a criar subpastas e subir documentos nelas.

    Nota: Cada pasta tem seus próprios direitos de acesso. Você pode facilmente aplicar os mesmos direitos a todas as subpastas assinalando Aplicar esta seleção a todas as subpastas de. Observe que se modificar os direitos da pasta principal mais tarde, você deverá refazer esta operação para que os novos direitos sejam considerados para as subpastas.

  5. Dê direitos de acesso a um membro [top]
    1. Clique em Add.
    2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
    3. Você também pode procurar esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa.
    4. Selecione o direito que deseja conceder no menu suspenso Direitos de acesso.
    5. Clique emAdd.
    6. O membro agora aparece no resumo dos direitos.
    Você pode selecionar vários membros.

    Você pode remover os direitos de acesso que possui concedido a qualquer momento.

  6. Dê direitos de acesso a todos os membros [top]
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo.
    3. Selecione o direito de acesso que deseja atribuir no menu suspenso Acesso direito.
    4. Clique em Adicionar.
    5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
    NB:se alguém se juntar ao grupo mais tarde,ele se beneficiará automaticamente dos direitos de acesso concedidos dessa maneira.Se você quiser evitar esse acesso,atribua direitos aos membros atuais individualmente.

    Da mesma forma,se um membro atual deixar o grupo mais tarde,eles não terão mais direitos de acesso.

    Você pode retirar a qualquer momento os direitos de acesso concedidos.

  7. Adicionar um documento de grupo [top]
    Nota: Você pode adicionar conteúdo na pasta atual somente se o administrador do grupo tiver autorizado.

    Subir (upload) um novo documento da mesma forma que faria no ambiente privado. Você também pode criar uma subpasta e subir documentos nela.

  8. Compartilhe dados privados com um grupo [top]
    Você pode compartilhar dados particulares (ou seja, um documento, um contato etc.) com um grupo. O item ficará visível no grupo, permanecendo também no seu ambiente privado:
    • Existe apenas um item: todas as edições feitas no seu ambiente privado serão visíveis no grupo e vice-versa. Isso evita a criação de duplicatas (que podem acabar com conteúdos diferentes).
    • Para compartilhar um item com um grupo, você deve ter o direito de Adicionar conteúdo nele.
    • Um único item pode ser compartilhado com vários grupos.
    Selecione um item privado e escolha Compartilhar com grupos em suas Ações. Clique no botão Compartilhar. Em seguida, escolha um grupo e uma pasta de destino dentro desse grupo. Se o item for um documento, crie a pasta de destino, se necessário.

    Se você não deseja mais compartilhar esse item, vá para a mesma tela e clique no ícone -(Remover) ao lado do nome do grupo.

  9. Compartilhar dados do grupo com outro grupo [top]
    Assim como você pode compartilhar um item privado com um grupo, você pode compartilhar um item de grupo com outro. Abra Compartilhar com grupos e selecione um grupo ao qual você recebeu o direito Adicionar conteúdo.

    Como o compartilhamento deve ser feito documento a documento, você não deve usá-lo muitas vezes. Provavelmente, é melhor criar um grupo adicional contendo dados comuns do que compartilhar muitos itens entre dois grupos.

  10. Notificar membros do grupo [top]
    Ao criar ou editar um documento de grupo, você pode enviar uma notificação por e-mail a todos os membros do grupo (exceto você) para que saibam que um novo documento (ou uma nova versão de um documento) está disponível. Esta notificação padrão pode ser personalizada com seus próprios comentários. Nota: Apenas o criador do documento pode enviar uma notificação.

    Para enviar uma notificação, selecione Notificar por e-mail no menu Ações do documento.

Edição online

  1. Funcionalidades [top]
    Você não precisa mais ter um pacote de programas (Microsoft Office, OpenOffice) em seu computador para modificar documentos do tipo edição de texto, planilhas e apresentações. ContactOffice coloca à sua disposição um editor online que oferece as funcionalidades principais desses programas.

    Esse editor torna-se disponível se for ativado pelo administrador de ContactOffice (como padrão, está desativado) e se você dispuser do direito de modificação no Documento em questão.

    Selecionar Editar online no menu contextual de um Documento. Para salvar suas modificações, clicar no botão "Salvar" no editor online.

    Atenção: O editor online é fornecido por um aplicativo externo que terá conhecimento do conteúdo de seus arquivos. A empresa editora do aplicativo externo não fornece garantias quanto à perenidade deste serviço.

  2. Edição colaborativa [top]
    Os Documentos em um grupo podem ser modificados por várias pessoas simultaneamente, com cada usuário trabalhando em um parágrafo por vez. As modificações dos outros usuários são visíveis em tempo real. Enfim, os usuários que trabalham simultaneamente em um arquivo têm a possibilidade de conversar via teclado.
  3. Limitações [top]
    Observe que o tamanho máximo do documento é 10 MB.
    Observe também que seus documentos não são salvos automaticamente depois de um tempo: você precisa salvá-los manualmente de tempos em tempos.
  4. Confidencialidade [top]
    NB: O editor on-line é fornecido por um aplicativo terceirizado, que terá conhecimento dos conteúdos dos seus arquivos. A empresa terceirizada que edita o aplicativo não oferece qualquer garantia quanto a durabilidade deste serviço.

Edição online anônima

  1. O que é edição anônima? [top]
    Graças a esse recurso, pessoas sem uma conta ContactOffice podem ler e editar documentos no formato Office (.doc e .docx, .xls e .xlsx, .ppt e .pptx) em uma interface de edição online. Eles podem acessá-lo sem criar uma conta ou fazer download de qualquer coisa.

    Esse recurso permite que várias pessoas trabalhem em um rascunho. Não será possível editar a versão final. Portanto, quando você define um documento no modo de edição on-line anônima, também é necessário definir uma data de validade.

    Esse modo pode ser ativado para documentos particulares e de grupo.

  2. Para que serve a edição on-line anônima? [top]
    Esse recurso é útil para enviar um documento a um grupo de pessoas, a fim de reunir seus comentários, evitando duplicatas, várias pessoas escrevendo a versão preliminar de um documento, enviando um documento para verificação ortográfica e de estilo etc.
  3. Ativar edição on-line anônima [top]
    Este recurso é habilitado documento a documento.
    1. No documento Ações, selecione Edição anônima online. Marque a caixa para ativá-lo e definir a data de validade. As pessoas poderão ver e editar o documento até o último minuto dessa data.
    2. O endereço público deste documento é exibido. Agora você pode enviá-lo para pessoas de sua escolha por e-mail ou de qualquer outra forma. Porém, tenha cuidado porque, por se tratar de um acesso anônimo, não será possível rastrear o abuso. Também pode haver problemas de confidencialidade.
    3. As pessoas que receberem o endereço acessarão uma interface online para visualizar e editar o documento.
    Depois de ativar esse recurso, o documento é exibido com um ícone específico. Sua data de expiração é exibida na parte direita da tela.
  4. Edite a data de validade [top]
    Você pode alterar a data de validade escolhendo uma data mais cedo ou mais tarde. No documento Ações, selecione Edição anônima online e altere a data.
  5. Desativar edição on-line anônima [top]
    No documento Ações, selecione Edição on-line anônima. Desmarque a caixa para desativá-la.
  6. Edição e grupos anônimos online [top]
    Somente membros que podem Editar um documento podem ativar a edição anônima online para ele.

Disco virtual

  1. Definição [top]
    A unidade virtual permite que você acesse seus documentos diretamente (sem um navegador da Web): os documentos estão em uma pasta especial em seu computador, protegida por um nome de usuário e uma senha.

    Esta pasta atua como uma pasta padrão: você pode adicionar, excluir e/ou renomear arquivos e subpastas. Você também pode abrir um arquivo da pasta ou de um aplicativo em seu computador. A unidade virtual também é uma maneira fácil de fazer backup dos arquivos armazenados em seu computador pessoal.

  2. Criar um disco virtual [top]
    O procedimento depende de seu sistema operacional.

    Você notará que o disco virtual consiste de diferentes pastas:

    • Uma pasta 'privada': contém suas pastas e documentos privados
    • Uma pasta para cada grupo: cada pasta contém pastas e documentos do grupo.

    Nota: Todos os documentos devem ser gravados em uma dessas pastas: você não pode colocar documentos ou criar novas pastas no nível superior.

  3. Criar uma pasta Web em Windows 10 & Vista [top]
    1. Vá para "Este PC".
    2. Clique em "Mapear unidade de rede" no menu horizontal.
    3. Clique em "Conectar a um site que você possa use para armazenar seus documentos e imagens".
    4. Clique em "Escolha um local de rede personalizado".
    5. Insira o seguinte URL: https://www.contactoffice.comdocs/NOME DE USUÁRIO
    6. Digite seu ContactOffice nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha.
    7. Marque a caixa "Conectar usando credenciais diferentes"
  4. Criar uma pasta internet no Windows 7 & 8 [top]
    1. Vá para "Computador".
    2. Clique em "Mapear unidade de rede" no menu horizontal.
    3. Cole este link no campo Pasta: { 3}://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO
    4. Digite seu ContactOffice nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e senha.
  5. Pastas vazias no Windows [top]
    Uma pasta que normalmente aparece na interface da Web aparecerá vazia no disco virtual no Windows se o caminho de um arquivo exceder 256 caracteres. O caminho contém pelo menos o nome do servidor, o do grupo, o dos arquivos e, finalmente, o do arquivo.
  6. Crie uma unidade virtual no macOS (Mac) [top]
    1. Vá para o Finder, abra o menu 'Ir' e escolha 'Conectar ao servidor ...' (ou "Tecla de comando" + K).
    2. Na janela 'Conectar ao servidor' caixa de diálogo, adicione este endereço: https://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO.
    3. Na próxima janela, em 'Conectar como', selecione 'Usuário registrado'. Em 'Nome', digite seu ContactOffice nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e, em seguida, sua ContactOffice senha. Você pode optar por lembrar essas credenciais em seu chaveiro. Neste caso, tome cuidado com a segurança do seu computador.
    4. Clique em 'Conectar'.
    5. A pasta WebDAV aparece em 'Compartilhado' na barra lateral da janela do Finder. Também aparece quando você acessa o menu 'Go> Computer'.
    É possível criar automaticamente esta pasta toda vez que seu Mac inicia. Primeiro, você deve permitir que o chaveiro lembre sua senha. Em seguida, vá para 'Preferências do sistema' e, em seguida, 'Usuários e grupos'. Selecione seu usuário e clique em 'Itens de Login'. Arraste e solte o drive virtual na lista de itens de login.
  7. Arquivos estranhos em macOS [top]
    Em macOS, subir um arquivo na pasta Web cria um arquivo duplicado que começa com '_'.
  8. Crie uma unidade virtual no iPhone ou iPad [top]
    O iOS não possui o recurso WebDAV interno (o protocolo usado para a unidade virtual). No entanto, aplicativos como oWebDAV Navigatoro adiciona.
  9. Crie uma unidade virtual no Android [top]
    O Android não possui o recurso WebDAV interno (o protocolo usado para a unidade virtual). No entanto, aplicativos como oWebDAV Navigatoradiciona.
  10. Crie uma unidade virtual no Linux [top]
    Você pode conectar o dispositivo aos documentos da sua conta ContactOffice usando o protocolo WebDAV.

    Ambiente de trabalho GNOME (Nautilus File Manager):
    1. Abra o Gerenciador de arquivos do Nautilus /Nautilus.
    2. Vá para Arquivos > Conecte-se ao servidor.
    3. Digite este URL: davs://www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO
    Ambiente de área de trabalho KDE (arquivo Dolphin manager):
    1. Abra o Dolphin
    2. Clique em "Rede" e, em seguida, em "Locais" na coluna da esquerda.
    3. Clique em "Adicionar uma pasta de rede"
    4. Uma janela aparece e o WebDAV já deve estar selecionado. Selecione se não for o caso.
    5. Clique em "Avançar".
    6. Insira as seguintes configurações:
      • Nome: o nome que você deseja ver nos Locais marcador, por exemplo, ContactOffice
      • Usuário: NOME DE USUÁRIO
      • Servidor: www.contactoffice.com (sem https://antes ou diretórios depois)
      • Pasta: /www.contactoffice.com/docs/NOME DE USUÁRIO.
    7. (opcional) Marque a caixa de seleção "Criar ícone" para ver um marcador na coluna Lugares.
    Nota : se você estiver usando um ambiente de área de trabalho/gerenciador de arquivos diferente, consulte a documentação respectiva para obter instruções precisas.

    Com base no seu ambiente GNU/Linux, você pode ou não precisar instalar o pacote davfs2 no avançar.
  11. Problemas potenciais [top]
    Para otimizar o uso, observe o seguinte:
    • Evitar usar acentos em nomes de pastas
    • Configurar seu firewall pessoal ou da rede para permitir a conexão ao seu disco virtual (protocolo WebDAV na porta 443(https): seu computador deve poder enviar dados).
    • De acordo com o tipo de assinatura, os níveis em suas pastas e subpastas variam. Se tentar colocar mais níveis em suas pastas virtuais, ocorrerá um erro.
  12. Desconexão [top]
    A conexão à sua pasta Web permanece ativa somente enquanto estiver conectado à internet e seu computador estiver ligado. Para fechar a conexão manualmente, clicar com o botão direito em 'Meu computador' e escolher 'Desconectar drive de rede'. Selecionar o drive de rede correspondente à sua pasta Web e clicar 'OK'.
  13. Arquivos e pastas especiais [top]
    Você notará arquivos e pastas especiais que não podem ser renomeados nem excluídos:
    • A pasta "privada" é para seus documentos privados.
    • A pasta "__TrAsH__" é um Lixo.
    • "Imagens de e-mail": esta pasta contém as imagens que você envia em um corpo de e-mail (na sua assinatura, por exemplo).
    • A pasta "web" é para documentos com acesso público.
    • Em um grupo, a pasta "wiki" e a subpasta "groupinfo" são usadas para as informações do grupo exibidas na página inicial.
    • O arquivo calendar.ics contém um calendário.

Pastas e subpastas

  1. Pastas especiais [top]
    Existem pastas especiais em documentos privados, que não podem ser renomeadas nem apagadas:
    • Lixo: contém documentos e pastas apagados; eles serão realmente excluídos quando o Lixo for esvaziado.
    • Pasta de depósito: contém os documentos descartados pelos membros do grupo. Ele é criado automaticamente após a primeira queda. Consulte a seção da pasta-depósito para obter mais detalhes.
    • "Imagens de e-mail": esta pasta contém as imagens que você envia no corpo de um e-mail (na sua assinatura, por exemplo).
    • web : os documentos armazenados nesta pasta serão públicos se este recurso estiver disponível para o seu perfil. Veja a seção "acesso público" para mais detalhes.
    Os documentos do grupo também têm uma Lixeira. Eles também podem ter uma pasta da web.
  2. Criar uma pasta ou uma subpasta [top]
    Vá para a pasta em que deseja adicionar uma subpasta. Exiba seu menu contextual (clique nele com o botão direito do mouse ou clique nos 3 pontos ao lado) e selecione Nova pasta. Digite um nome e pressione a tecla Enter.
  3. Renomear uma pasta [top]
    Exibir as Ações da pasta e selecionar Renomear.
  4. Mover uma pasta [top]
    Duas possibilidades são propostas:
    • Selecionar a pasta com o mouse e colocá-lo na pasta de destino.
    • Exibir as Ações da pasta e selecionar Mover.
  5. Deletar uma pasta [top]
    Cuidados:
    • Deletar uma pasta significa suprimir todos os Documentos nela contidos, assim como as subpastas e seu conteúdo.
    • Uma vez a Lixeira esvaziada, a supressão é irreversível; tenha cuidado ao realizar essas operações!
    Selecionar a pasta, exibir suas Ações e selecionar Deletar.

    NB: A pasta só será suprimida quando a Lixeira for esvaziada. Se você enviou uma pasta à Lixeira por engano, você pode recuperá-la.

Busca

  1. Pesquise em ferramentas e ambientes [top]
    O campo de pesquisa está localizado na parte superior direita da tela. Digite uma palavra ou suas primeiras letras para iniciar uma pesquisa.

    Pesquisa e ferramentas:

    • Se você estiver usando uma ferramenta (Mensagens, por exemplo) e iniciar uma pesquisa a partir daí, ela pesquisará nesta ferramenta.
    • Se nenhuma ferramenta for selecionada quando você iniciar uma pesquisa (na página inicial, logo após o login, por exemplo), ela pesquisará em todas as ferramentas. A lista de resultados exibirá o tipo de dados para cada resultado. Para voltar à página inicial, clique no logotipo no canto superior esquerdo.
    Pesquisa e ambientes:
    • Se o seu ambiente privado for selecionado quando você iniciar uma pesquisa (seus documentos particulares), por exemplo), ele pesquisará neste ambiente.
    • Se um grupo for selecionado quando você iniciar uma pesquisa, ele pesquisará apenas nesse grupo.
    • Você pode ampliar ou restringir a pesquisa clicando no triângulo para exibir as opções de pesquisa avançada. Na seção Pesquisar em, selecione Privado ou Privado + Grupos. Se você selecionar o último, a pesquisa será feita em todos os grupos ao mesmo tempo.
  2. Busca avançada [top]
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Resultados [top]
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  4. Ultima busca [top]
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.
  5. Sintaxe no campo de busca [top]
    • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
    • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
    • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • férias havaí (equivalente a férias AND Havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
    • Maui OR Havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
    • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
    • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
    • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".
  6. Quais arquivos são pesquisados [top]
    O mecanismo de pesquisa pesquisa todos os seus documentos particulares, bem como todos os documentos de grupo que você pode acessar. Ele pesquisa o conteúdo dos seguintes formatos de arquivo: Microsoft Word, Excel e PowerPoint, PDF, HTML, RTF e Texto.

    NB: O mecanismo de pesquisa ignora arquivos protegidos por senha e arquivos OpenOffice (.odt, etc.).

Envio de Documentos por e-mail

  1. Envio em anexo [top]
    Em Documentos, selecione um ou mais Documentos, exiba as Açõese selecione Enviar e depois Enviar por e-mail.
  2. Envio como hiperlink [top]
    Em vez de enviar o documento por e-mail, você pode enviá-lo como um hiperlink. O destinatário terá alguns dias para baixá-lo clicando no hiperlink e você poderá ser notificado quando ele fizer isso.

    Este recurso é útil para documentos grandes, mas você também pode usá-lo com documentos pequenos.

    Observe que este recurso enviará automaticamente um e-mail individual por destinatário: os destinatários não verão nenhum outro destinatário.

    Em uma mensagem, selecione Adicionar link de download no menu Anexo. Em seguida, selecione um ou mais Documentos privados ou de grupo.

    Em Documentos, selecione um ou mais documentos, abra Ações e selecione Enviar e Enviar como hiperlink.

Caixa de depósito

  1. Definição [top]
    A caixa de depósito é uma pasta especial em seus Documentos privados, onde membros do grupo a que você pertence podem deixar Documentos. A caixa de depósito é como uma caixa postal: quando uma pessoa coloca um documento, ele torna-se invisível.

    Nota: Todos os membros do grupo a que você pertence sempre podem usar sua caixa de depósito.

  2. Para que serve a pasta suspensa? [top]
    Este recurso permite que você receba arquivos diretamente na ferramenta Documentos em vez de por e-mail: relatórios, trabalhos de casa, etc.
  3. Dicas [top]
    Se você espera um grande número de documentos em sua pasta suspensa, forneça aos membros do grupo instruções explícitas de nomenclatura, para que a lista de documentos seja mais fácil de usar. Além disso, se alguém tentar soltar um documento com um nome que já existe, a operação será recusada.
  4. Criação de pasta suspensa [top]
    Sua pasta suspensa é criada automaticamente em seus documentos quando um primeiro documento é descartado lá. Portanto, ele não existe quando sua conta é criada.
  5. Depositar um documento [top]
    Para deixar um documento na caixa de depósito de outra pessoa, colocar primeiro esse documento em seus Documentos privados. Em seguida, escolher Enviar para uma caixa de depósito no menu Ações desse documento. Na lista do grupo, clicar no nome do destinatário.
  6. Identificar a proveniência de um documento [top]
    Caso o remetente não tenha usado um nome explícito, nem sempre é óbvio relacionar um documento a um grupo. O nome do remetente aparece automaticamente. Você também pode exibir a lista dos grupos aos quais ambos pertencem, selecionando Grupos comuns no documento Ações.
  7. Organizar os documentos depositados [top]
    As funções habituais (compartilhamento com o grupo inclusive) aplicam-se aos Documentos depositados em sua caixa de depósito. Você também pode movê-los ou deletá-los.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas? [top]
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros [top]
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta [top]
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta [top]
    Na parte esquerda da tela, exiba a tag Ações e selecione Excluir.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
    Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
    Há duas maneiras de fazer isso:
    • Clique em uma tag na parte esquerda da tela. Se a lista de tags não for exibida, abra-a clicando no triângulo. Para voltar à exibição normal, clique na pasta atual (Minha agenda, Meus contatos, etc.)
    • Abra a pesquisa avançada e selecione uma etiqueta.
  8. Etiquetas e grupos [top]
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Deletar documentos

  1. Deletar um documento [top]
    Assinar o Documento em questão (ou selecioná-lo com o mouse), exibir suas Ações e selecionar Deletar. Você poderá também mover o Documento para a Lixeira arrastando e largando.

    NB: O Documento só será suprimido quando a Lixeira for esvaziada Se você enviou um Documento para a Lixeira por engano, poderá recuperá-lo.

  2. Deletar uma seleção de documentos [top]
    Cuidados: uma vez esvaziada a Lixeira, a supressão de Documentos é irreversível; seja cuidadoso com essas operações!

    A supressão é realizada pasta por pasta. Posicionar-se primeiro em uma pasta. Assinalar os Documentos desejados (ou selecioná-los com o teclado ou o mouse), exibir as Ações e selecionar Deletar. Você pode também mover os Documentos para a Lixeira arrastando e largando.

    NB: Os Documentos só serão efetivamente deletados quando a Lixeira tiver sido esvaziada. Se você enviou Documentos para a Lixeiro por engano, você pode recuperá-los.

  3. Esvaziar a Lixeira [top]
    Nas Ações da Lixeira, selecionar Esvaziar Lixeira.

Conversão PDF

  1. Funcionalidades [top]
    Para visualizar um arquivo para o qual você não dispõe do programa adequado ou se você desejar simplesmente converter um Documento para o formato PDF, selecionar Converter para PDF no menu contextual desse Documento.

    A conversão efetua-se em tempo real e necessita de um tempo de edição que é em função do tamanho e da complexidade do documento. Será necessário aguardar enquanto a conversão é efetuada. Quando ela terminar, o documento PDF pode ser salvo em seu computador.

    Lista dos formatos admitidos: .pdf, .swf (Flash), .html, .odt, .sxw, .doc, .docx, .rtf, .wpd, .txt, .wikitext (MediaWiki), .ods, .sxc, .xls, .xlsx, .csv, .tsv, .odp, .sxi, .ppt, .pptx, .odg, .svg

Acesso público

  1. Definição [top]
    Os direitos de acesso padrão permitem o compartilhamento de dados em grupos de usuários autenticados.

    O acesso público permite que você publique dados na web: qualquer pessoa poderá visualizá-los sem uma conta ContactOffice e sem qualquer autenticação.

    Basta ativar o acesso público e comunicar a URL de um dado específico por e-mail, em seu site, etc.

  2. Para que serve o acesso público? [top]
    Esse recurso permite que você publique formulários, relatórios, estudos etc.

    Nota: a publicação de conteúdo que você não possui totalmente é contra a lei. Você será o único responsável em caso de ação legal. ContactOffice não assumirá nenhuma responsabilidade. Se você não tiver certeza se possui todos os direitos necessários para compartilhar ou publicar alguns arquivos, não os compartilhe.

  3. Disponibilidade [top]
    Por padrão, o acesso público não está disponível. Se estiver disponível, Criar a pasta pública aparecerá na pasta raiz (Meus documentos)Ações.
  4. Crie a pasta pública [top]
    1. Criar, em seus Documentos privados ou em um grupo, uma pasta chamada "web" (unicamente em minúsculas). Essa pasta deve aparecer no primeiro nível da arborescência.
    2. Colocar nessa pasta os Documentos que podem ser publicados.
    3. Para obter a URL pública do Documento, mostrar suas Ações e selecionar Detalhes. A URL está na rubrica Acesso direto (Acesso público)
    Os Documentos públicos estão indicados pelo ícone.
  5. Acessar um dado público [top]
    Para obter a URL pública do Documento, exibir suas Ações e selecionar Detalhes. A URL é mostrada na rubrica Acesso direto (Acesso público).
  6. Sua página pública [top]
    A página https://www.contactoffice.com/pub/docs/NOME DE USUÁRIO/web/exibe a lista de todos os documentos públicos em seu ambiente privado, ou seja, todos os documentos na pastaweb.

    Isso significa que alguém que conhece seu nome de usuário pode acessar esta página. Os mecanismos de pesquisa também podem navegar por ele.

    Para um grupo, use o seguinte endereço: https://www.contactoffice.com/pub/docs/group-GROUP_NAME/web/

  7. Desativar acesso público [top]
    A qualquer momento, você pode mover um documento público para outra pasta ou excluí-lo: ele não estará mais disponível ao público.

    Você também pode mover a pasta pública (o nome é web) para a Lixeira. e exclua-o se você não precisar mais dele.

  8. Documentos de acesso público e de grupo [top]
    A assinatura do administrador do grupo define se o acesso público está disponível para o grupo. Se estiver disponível, Criar a pasta pública estará disponível na pasta raiz Ações. O administrador do grupo, os co-administradores (se houver) e os membros do grupo aos quais foi concedido o direito de Adicionar conteúdo na pasta raiz podem criar a pasta pública. Eles também podem adicionar documentos à pasta pública.

    Defina os direitos de acesso às pastas raiz e públicas de acordo.

Servidores remotos

  1. Definição [top]
    Um servidor remoto é um servidor de documentos diferente do $1. Ele deve permitir conexões WebDAV (geralmente na porta 80 (http)/443(https)) ou SMB/CIFS. Ao configurar um servidor remoto no escritório virtual, você reúne todos seus documentos em uma única interface.

    Nota: o servidor remoto define os direitos de acesso (ler, escrever) para suas pastas e documentos. Ele também determina o espaço de disco disponível.

  2. Operações nas pastas e arquivos de um servidor remoto [top]
    Uma pasta de servidor remoto é semelhante a uma pasta normal para operações básicas: adicionar, excluir, renomear um documento, etc. Você pode copiar ou mover documentos do servidor remoto para uma pasta normal e vice-versa.
  3. Adicionar um servidor remoto [top]
    Clicar em Servidores remotos na barra de menus. Preencher os parâmetros de conexão:
    • Nome: nome que identificará o servidor. Ele é próprio ao escritório virtual e não tem relação com o verdadeiro nome do servidor remoto.
    • URL: endereço do servidor remoto
    • Nome de usuário: seu Nome de usuário no servidor remoto
    • Senha: sua senha no servidor remoto.

    Em seguida clicar emSalvar. Os parâmetros são automaticamente validados e, se forem válidos, o servidor remoto é criado. Se os parâmetros forem inválidos, corrigi-los. Se estiverem corretos mas não forem validados, contatar o suporte técnico do servidor remoto.

  4. Configuração Dropbox.com [top]
    Selecione este serviço ao criar um novo servidor remoto. As configurações são definidas automaticamente. Você só precisa inserir seu nome de usuário e senha do Dropbox.com.
  5. Configuração do Google Drive [top]
    Selecione este serviço ao criar um novo servidor remoto. As configurações são definidas automaticamente. Você só precisa inserir seu nome de usuário e senha do Google Drive.
  6. Editar um servidor remoto [top]
    Clicar em Editar ao lado do servidor remoto, editar os parâmetros e clicar em Salvar.

    Nota: se você editar o nome do servidor remoto, a mudança será considerada em sua próxima conexão.

  7. Servidores remotos e mensagens [top]
    Em Mensagens, você pode:
    • Selecionar um anexo em um servidor remoto
    • Salvar um anexo em um armazenamento remoto
  8. Desativar um servidor remoto [top]
    Você pode desativar um servidor remoto sem excluí-lo.
  9. Deletar um servidor remoto [top]
    Exiba o servidor remoto Ações e selecione Excluir. Obviamente, isso não afeta os dados armazenados neste servidor.
 

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