Guia do usuário

v.01/2024

Mensagens Mensagens Calendário Calendário Contatos Contatos Documentos Documentos Mensagens instantâneas IM SMS SMS Fax Fax Grupos Grupos

Contatos pessoais

  1. Adicionar um contato
    Clique em Novo. Digite os detalhes dos contatos e clique em Salvar.
  2. Editar um contato
    São propostos três métodos:
    • Exibir os detalhes do contato e em seguida clicar em Modificar
    • Fazer um clic duplo sobre o contato
    • Exibir as Ações do contato e selecionar Detalhes
  3. Foto
    Você pode adicionar uma foto. A maioria dos formatos são aceitos: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF e RAW. A foto é automaticamente redimensionada.
  4. Aniversário
    Se você preencher a data de nascimento de um contato pessoal, um evento recorrente será criado automaticamente em sua agenda pelos próximos 25 anos.
  5. Mapa
    Exibir os detalhes do contato e clicar em Mapa. Essa função só está disponível se esse contato tiver um endereço postal (particular ou profissional).
  6. Acrescentar um comentário
    Você pode acrescentar um comentário a um Contato. Os comentários sobre um contato de grupo serão visíveis por todos os membros do grupo. Selecionar Comentário nas Ações de um Contato. Os Contatos com um comentário são indicados por um ícone.
  7. Anexar um Documento
    Você pode anexar (ou vincular) um documento a um contato. Por exemplo, você pode anexar seu currículo a uma pessoa.

    Exiba os detalhes do contato e clique na guiaAnexos. Em seguida, selecione um documento.

    Observação: se o contato for compartilhado, certifique-se de conceder os direitos de acesso necessários.

    Você pode exibir os detalhes do documento em Contatos. Você também pode quebrar o link para o Documento posteriormente.

Livro de endereços do grupo

  1. Acesso aos contatos do grupo
    Selecionar o nome do grupo no seletor de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
  2. Direitos de acesso padrão
    • Todos os membros do grupo podem sempre visualizar os contatos do grupo. Em outras palavras, eles sempre têm o direito de Ler.
    • Um criador de contato sempre pode editá-lo. Ele pode conceder o direito de Editar a alguns ou a todos os membros.
    • O administrador e coadministradores do grupo sempre podem adicionar e excluir conteúdo (ou seja, contatos). Eles podem fornecer Adicionar conteúdo e Adicionar e excluir conteúdo para alguns ou todos os membros.
  3. Criadores: permitir edição
    O direito de Editar um contato permitirá que membros selecionados o mantenham atualizado. É concedido contato por contato.
  4. Administradores: permitem adicionar e/ou excluir conteúdo
    Conceda os direitos Adicionar conteúdo (ou seja, contatos) ou Adicionar e excluir conteúdo. Excluir conteúdo significa excluir qualquer contato do grupo.
  5. Dê direitos de acesso a um membro
    1. Clique em Add.
    2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
    3. Você também pode procurar esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa.
    4. Selecione o direito que deseja conceder no menu suspenso Direitos de acesso.
    5. Clique emAdd.
    6. O membro agora aparece no resumo dos direitos.
    Você pode selecionar vários membros.

    Você pode remover os direitos de acesso que possui concedido a qualquer momento.

  6. Dê direitos de acesso a todos os membros
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo.
    3. Selecione o direito de acesso que deseja conceder em Direitos de acessomenu suspenso.
    4. Clique em Adicionar.
    5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
    Nota: Se alguém se juntar ao grupo mais tarde, ele receberá automaticamente os mesmos direitos de acesso. Se você deseja evitar isso, conceda direitos aos membros individuais que estão agora no grupo.

    Da mesma forma, se um membro atual deixar o grupo mais tarde, ele perderá os direitos de acesso concedidos.

    Você pode remover o acesso direitos que você concedeu a qualquer momento.

  7. Adicionar um contato do grupo
    Nota: Você pode adicionar conteúdo somente se o administrador do grupo lhe houver autorizado.

    Adicionar um novo contato da mesma forma que em seu ambiente privado.

  8. Compartilhe dados privados com um grupo
    Você pode compartilhar dados privados (ou seja, um documento, um contato etc.) com um grupo. O item ficará visível no grupo permanecendo também em seu ambiente privado:
    • Existe apenas um item: todas as edições feitas em seu ambiente privado ficarão visíveis no grupo e vice-versa. Isso evita a criação de duplicatas (que podem resultar em conteúdos diferentes).
    • Para compartilhar um item com um grupo, você deve ter o direito de Adicionar conteúdo nele.
    • Um único item pode ser compartilhado com vários grupos.
    Selecione um item privado e escolha Compartilhar com grupos em suas Ações. Clique no botão Compartilhar. Em seguida, escolha um grupo e uma pasta de destino dentro desse grupo. Se o item for um Documento, crie a pasta de destino se necessário.

    Se não quiser mais compartilhar este item, vá para a mesma tela e clique no ícone -(Remover) ao lado do nome do grupo.

  9. Compartilhar dados do grupo com outro grupo
    Assim como você pode compartilhar um item privado com um grupo, você pode compartilhar um item de grupo com outro. Abra Compartilhar com grupos e selecione um grupo ao qual você recebeu o direito Adicionar conteúdo.

    Como o compartilhamento deve ser feito documento a documento, você não deve usá-lo muitas vezes. Provavelmente, é melhor criar um grupo adicional contendo dados comuns do que compartilhar muitos itens entre dois grupos.

Deletar contatos

  1. Deletar um contato
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Deletar.
  2. Deletar uma seleção de contatos
    Assinalar os contatos a serem deletados, exibir as Ações e selecionar Deletar.
  3. Esvaziar a agenda de endereços
    Esta operação excluirá todos os contatos do catálogo de endereços atual. Marque a caixa no topo da lista, à esquerda para Novo e depois clique em Excluir nas Ações.

Correio eletrônico

  1. Enviar um e-mail
    Clicar em um dos endereços e-mail do contato.
  2. Enviar um SMS
    Clicar no número de celular do contato.

    Nota: Aconselhamos assinar suas mensagens SMS para que os destinatários saibam quem as enviou.

  3. Enviar um fax
    Clicar no número de fax do contato.

    Se não puder clicar no número, verificar se ele foi digitado no formato internacional. Verificar também que o número foi digitado num campo de fax. Se for o caso, modificar o nome do campo com a ajuda do menu rolante.

  1. Pesquise em ferramentas e ambientes
    O campo de pesquisa está localizado na parte superior direita da tela. Digite uma palavra ou suas primeiras letras para iniciar uma pesquisa.

    Pesquisa e ferramentas:

    • Se você estiver usando uma ferramenta (Mensagens, por exemplo) e iniciar uma pesquisa a partir dela, ela pesquisará nesta ferramenta .
    • Se nenhuma ferramenta for selecionada quando você iniciar uma pesquisa (na página inicial, logo após o login, por exemplo), ela pesquisará em todas as ferramentas. A lista de resultados exibirá o tipo de dados para cada resultado. Para voltar à página inicial, clique no logotipo no canto superior esquerdo.
    Pesquisa e ambientes:
    • Se seu ambiente privado for selecionado quando você iniciar uma pesquisa (seus documentos privados , por exemplo), ele pesquisará neste ambiente.
    • Se um grupo for selecionado quando você iniciar uma pesquisa, ele pesquisará apenas neste grupo.
    • Você pode ampliar ou restringir a pesquisa clicando no triângulo para exibir as opções de pesquisa avançada. Na seção Pesquisar em, selecione Privado ou Privado + Grupos. Se você selecionar o último, a pesquisa será feita em todos os grupos ao mesmo tempo.
  2. Busca avançada
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Sintaxe no campo de busca
    • Se você inserir várias palavras, obterá dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, obterá dados que contêm uma das palavras.
    • A pesquisa faz diferença entre maiúsculas e minúsculas.
    • Você pode adicionar uma estrela (*) depois de pelo menos 4 caracteres para pesquisar todas as palavras que começam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • feriado Havaí (igual a feriado E Havaí) retornará dados contendo feriado e Havaí .
    • Maui OR Hawaii retornará dados contendo Maui ou Havaí.
    • "great holiday" (entre aspas) retornará dados contendo a expressão "great holiday".
      • >
    • "info*" retornará dados contendo palavras que começam com info (informação, informativo, informado, etc.)
    • virus -computer retornará dados contendo a palavra "vírus", mas não a palavra "computador".
  4. Resultados
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  5. Ultima busca
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.

Impressão

  1. Impressão de um contato
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.
  2. Imprimir uma seleção de contatos
    Selecionar os Contatos, exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.

    Assinalar a primeira opção para imprimir todos os Contatos.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas?
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta
    Na parte esquerda da tela, exiba a tag Ações e selecione Excluir.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado
    Selecione Tags no item Ações. Na janela de tags, marque uma ou mais caixas de seleção, dependendo das tags que você deseja definir. Posteriormente, você poderá selecionar outras tags ou desmarcar as atuais.

    Outro método: selecione uma Tag à esquerda sem soltar o botão do mouse e mova-a para o item (arrastar e soltar). Você também pode começar a partir do item e soltá-lo na Tag.

  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta
    Há duas maneiras de fazer isso:
    • Clique em uma tag na parte esquerda da tela. Se a lista de tags não for exibida, abra-a clicando no triângulo. Para voltar à exibição normal, clique na pasta atual (Minha agenda, Meus contatos, etc.)
    • Abra a pesquisa avançada e selecione uma etiqueta.
  8. Etiquetas e grupos
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades
    Sincronize os aplicativos do seu smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) com as ContactOffice Mensagens, Calendários e Contatos. Acesse ContactOffice dados diretamente nos aplicativos do seu telefone (exemplo: o aplicativo Calendário do iPhone) e sincronize com eles.

    Você pode sincronizar vários dispositivos, ContactOffice sendo o servidor de sincronização. Sua assinatura define o número de dispositivos que você pode sincronizar.

    Se ocorrer um problema durante o processo de sincronização (conexão perdida, falta de energia, etc.), a próxima sincronização assumirá que os dados atualizados estão em ContactOffice .

    Esta sincronização mantém os dados já presentes no seu smartphone.

  2. Dados locais e dados do servidor
    Os dados já presentes no seu dispositivo móvel permanecem sempre. Os dados presentes em ContactOffice serão adicionados em uma "camada" diferente: se você desativar a sincronização móvel, essa camada desaparecerá.

    Seu dispositivo precisa saber onde os dados que você cria devem ser armazenados: em o dispositivo ou em ContactOffice. Para calendário e contatos, selecione sua conta ContactOffice nos respectivos aplicativos.
  3. iPhone/iPad
    1. Verifique se você está conectado a uma rede confiável e rápida.
    2. Vá para 'Configurações' do seu dispositivo.
    3. Toque em 'Senhas e contas'.
      4. >
    4. Em 'Contas', toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Trocar'.
    6. Digite seu endereço de e-mail ContactOffice e uma descrição como 'ContactOffice '
    7. Toque em 'Próximo'
    8. Um alerta é exibido: "Faça login em sua conta do ContactOffice Exchange usando a Microsoft?". Toque em "Configurar manualmente", pois sua conta ContactOffice não está hospedada em servidores da Microsoft.
    9. Digite sua senha ContactOffice.
    10. Toque em "Avançar"
    11. Digite o servidor:www.contactoffice.com. Digite o nome de usuário: NOME DE USUÁRIO (seu ContactOffice nome de usuário)
    12. Toque em 'Próximo' e seu dispositivo verificará as configurações. Por padrão, ele sincronizará 5 tipos de dados (Mail, Contatos, Calendários, Lembretes e Notas). Desative Lembretes e Notas porque ContactOffice não lida com eles. Desative outras ferramentas, se necessário.
      Toque em 'Salvar'.
      Neste ponto, os dados começam a ser sincronizados. O tempo necessário para a conclusão da primeira sincronização depende da quantidade de dados.
    13. Por padrão, seu dispositivo sincroniza o Mail por 1 mês. Você pode definir uma configuração diferente em 'Senhas e contas' > 'ContactOffice' > 'Enviar dias para sincronização'.
    Observação: ajuda para iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    Como muitas versões da plataforma Android coexistem, é impossível fornecer um guia passo a passo para cada uma delas.

    Como regra geral:

    1. Certifique-se de estar conectado a um sistema confiável e rápido rede.
    2. Vá para as 'Configurações' do seu dispositivo.
    3. Vá para a guia 'Contas' e toque em 'Contas' em 'Minhas contas'.
    4. Toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Insira as configurações de conexão para ContactOffice, provavelmente em 'Configurações manuais':
      • endereço de e-mail: seu ContactOffice endereço de e-mail
      • Login: NOME DE USUÁRIO
      • Senha: sua ContactOffice senha
      • Servidor: www.contactoffice.com
      • TLS/SSL: sim
    7. Seu dispositivo agora tenta se comunicar com o servidor.
      Observação: pode levar alguns minutos para que os dados apareçam .
    8. Altere as configurações de acordo com sua preferência.
    9. Dê um nome a esta conexão e toque em 'Concluído'.
    10. A sincronização de dados é iniciada.
      Caso contrário, você pode iniciá-lo manualmente: volte para as etapas 2 e 3 e toque em 'Sincronizar tudo'.
      O tempo necessário para a primeira sincronização ionização a ser concluída está relacionada à quantidade de dados.
  5. Outro
    Todos os dispositivos e softwares que podem ser sincronizados com um servidor Exchange (protocolo ActiveSync) podem ser sincronizados com ContactOffice:
    • Windows Mail (Windows 8 e Windows 10)
    • eM Client
    • etc.
    Use como configurações seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha, seu endereço de e-mail e como nome do servidor: www.contactoffice.com. Use uma conexão segura se estiver disponível.

Sincronização com o Outlook

  1. Recursos
    O Outlook (>= 2013) pode sincronizar diretamente com ContactOffice.

    Você pode sincronizar seus e-mails, contatos e calendário entre ContactOffice e o Outlook. Os dados em ContactOffice aparecerão no Outlook, mas em uma conta separada. Os dados já presentes no Outlook não aparecerão em ContactOffice, a menos que você os importe em ContactOffice.

    Nota: O Outlook será desconectado do servidor se algo der errado com a sincronização. Para reconectar-se ao servidor, selecione a guia "Enviar/Receber" e clique duas vezes no botão "Trabalhar offline".

  2. Configurações
    1. Selecione a guia "Arquivo"
    2. Selecione "Informações" na coluna à esquerda (se ainda não estiver selecionado) e clique no botão "Adicionar conta"
    3. Selecione "Configuração manual ou tipos de servidor adicionais". Clique em "Avançar".
    4. Selecione "Outlook.com ou serviço compatível com Exchange ActiveSync". Clique em "Avançar".
    5. Preencha o seu nome, o seu endereço de e-mail, o servidor (www.contactoffice.com), o seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e a ContactOffice senha. Clique em "Próximo"
    6. Clique em "Concluir"


    "O servidor não pode ser encontrado" (Outlook 2016)
    Se você inseriu o corrija o valor do servidor acima e obtenha o erro "O servidor não pode ser encontrado" no Outlook 2016 (versão 16.0.8431.2079 ou posterior), porque uma atualização da Microsoft configurou o Outlook para se conectar ao Office 365 usando "Criação de conta simplificada". Você pode desativar esse comportamento seguindo as etapas explicadas aqui.

Sincronização CardDAV

  1. Melhor usar a sincronização
    Se a sua assinatura e o seu dispositivo (computador, smartphone, tablet) puderem lidar com a sincronização, recomendamos usar o último. A configuração é mais fácil, existe apenas uma configuração para todas as ferramentas e a sincronização é mais robusta. No entanto, diferentemente do protocolo explicado nesta seção de ajuda, ele não trata os membros e os dados do grupo.
  2. Recursos
    Os contatos podem ser sincronizados com o software de terceiros compatível com CalDAV.
  3. Limitações
    A sincronização entre diferentes softwares implica limitações:
    • Se você usar o calendário ao mesmo tempo em ContactOffice e em um ou mais softwares de terceiros: atualize o calendário no software de terceiros antes de faça qualquer alteração, caso contrário, as alterações feitas em ContactOffice serão perdidas.
  4. Software compatível
    NOTA: O Microsoft Outlook não possui CardDAV capacidades.
  5. Configurações de software
    As configurações dependem do software usado.

    Apple AddressBook

    1. No menu "AddressBook", selecione "Preferences".
    2. Selecione a guia "Contas".
    3. Clique no "+" na parte inferior da janela. Na janela que se abre, selecione "CardDAV", digite seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO), sua senha ContactOffice e o endereço do seu catálogo de endereços: https://www.contactoffice.com.
      Se não funcionar, tente com: https://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/contacts.

    iPhone/iPad

      < li>Em "Configurações", selecione "Contatos", depois "Adicionar uma conta"; selecione "Outro" e, eventualmente, "Adicionar uma conta CardDAV".
    1. Digite https://www.contactoffice.com no campo "Servidor".
      Se não funcionar, tente com { 3}://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/contacts.
    2. Digite seu nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha.
  6. Livro de endereços do grupo
    Para acessar um catálogo de endereços de grupo, use o seguinte endereço: https://www.contactoffice.com/dav/groups/GROUP_NAME/_addbooks_/contacts/. Cuidado, o nome do grupo diferencia maiúsculas de minúsculas: letras maiúsculas devem ser inseridas como letras maiúsculas.
    Use o seguinte endereço em iPhones e iPads da Apple (a partir do iOS 13): https://www.contactoffice.com/dav/principals /groups/GROUP_NAME

Links Skype

  1. Funcionalidades
    O Skype é um sistema de chamadas telefônicas pela Internet. Você pode ligar para outros usuários do Skype gratuitamente. Com o SkypeOut, você pode ligar para telefones fixos ou celulares por um pequeno preço.

    Se você ativar os links do Skype no catálogo de endereços ContactOffice, poderá:

    • Ligar com o Skype para contatos privados e de grupos que têm um endereço Skype
    • Ligue com SkypeOut para todos os números de telefone nos contatos.
    Para saber mais sobre Skype e SkypeOut, visite site.
  2. Ativar os links Skype
    Como padrão, os links Skype estão desativados. Ir a Configurações da Contatos e assinalar a caixa ao lado de SkypeOut.

Importar - Exportar

  1. Importar
    Antes de importar, selecionar um ambiente (privado ou grupo). Clicar em Importar na barra de menus e escolher um formato de arquivo: Outlook, Google, vCard, LDIF ou .csv.

    A janela de importação mostra quantos contatos você pode importar.

  2. Exportação
    Ir a uma agenda de endereços (privada ou de grupos), clicar em Exportar e escolher um formato: vCard, CSV ou PDF.

    Para exportar um único contato, exibir os detalhes do contato e clicar em Exportar vCard.

Configurações

  1. Acesso às Configurações
    Você pode acessar Configurações de várias maneiras:
    • Quando você estiver em uma ferramenta, clique no botão "... " em Ações e escolha Configurações.
    • Clique no seu nome na parte superior direita da tela para exibir o menu e escolha Configurações.
    • No menu horizontal das ferramentas, escolha o ícone Configurações.
  2. Ordem de exibição
    Por padrão, os Contatos são exibidos sob a forma: Prenome-Nome. Você pode modificar a ordem para Nome-Prenome.

    Essa ordem será aplicada em todas as janelas que mostram uma lista de pessoas (ferramenta Contatos, acréscimo de participantes a uma reunião, direitos de acesso etc.).

 

News

Ver »