Gebruikersgids

v.01/2024

Berichten Berichten Agenda Agenda Contacten Contacten Documenten Documenten Instant Messaging IM SMS SMS Fax Fax Groepen Groepen

Algemeenheden

  1. Waartoe dienen de groepen?
    De groepen stellen u in staat data te delen met andere gebruikers en alle mogelijkheden van ContactOffice ten volle te gebruiken.

    Het delen gebeurt op twee manieren:

    • Iedere groep beschikt over een eigen omgeving: Groepsdocumenten, Groepsagenda, enz. Alle leden van de groep hebben toegang tot deze gemeenschappelijke omgeving.
    • Uw persoonlijke gegevens kunnen gedeeld worden met de leden van uw groepen.
    Het feit dat men lid is van een groep heeft de volgende gevolgen:
    • U kunt de bezette tijdsperiodes van de andere groepsleden zien (met uitzondering van de details).
    • U kunt Documenten naar de Dropfolder van een lid versturen.
    • In uw Persoonlijke gegevens, de volgende gegevens zijn automatisch zichtbaar voor de groepsleden: naam, voornaam, organisatie, e-mailadres en foto.
    • Natuurlijk beschikken de andere leden over dezelfde mogelijkheden tov u.
  2. Maak eenvoudige groepen aan
    Maak groepen aan die personen bevat met dewelke u effectief informatie deelt.

    Daarenboven is het doeltreffender meerdere kleine groepen aan te maken met een eenvoudig rechtenschema (identieke rechten voor alle leden) dan één enkele groep met een ingewikkeld rechtenschema (verschillende rechten volgens de leden).

  3. Voorbeelden van eenvoudige Groepen
    Een bedrijf van 10 personen: 1 directeur, 1 office manager, 3 verkopers en 5 productiemedewerkers.
    • Een groep die 10 personen bevat. Men plaatst er alle data die nuttig kan zijn voor allen. Alle leden hebben toegang tot de bezette tijdsperiodes van de collega's. Naargelang de noden, kunnen additionele toegangsrechten op de persoonlijke agenda's toegekend worden ten einde, bijvoorbeeld, een office manager toe te laten het volledige tijdsgebruik van de directeur te beheren.
    • Een groep voor de verkopers waarvan de directeur beheerder van is. Leden: de 3 verkopers en de office manager.
    • Een groep voor de productie, waarvan de directeur de beheerder is . Leden: de 5 werknemers en de office manager.
    • Een groep voor de directeur en de office manager: deze bevat de meest confidentiële data waartoe enkel zij toegang krijgen.
    Daarenboven kunnen bijkomende tijdelijke of permanente groepen aangemaakt worden in functie van noden.
  4. Toegang tot de groepdata
    Selecteer de Groepsnaam in de omgevingsselector, waarvan de standaard waarde "persoonlijk" is.
  5. Groepen en abonnementsformule
    Elk lid beschikt over zijn persoonlijke login en zijn abonnementstype. Binnen de context van een groep heeft de keuze van een abonnement geen belang: alle abonnementen laten u toe tot een groep toe te treden en alle leden van de groep hoeven niet over hetzelfde abonnement te beschikken. Ook heeft het feit dat men tot een groep behoort geen enkel invloed op het abonnement, dit blijft onveranderd.

Groepen waarvan u beheerder bent

  1. Definitie
    De beheerder van een groep is gewoon de persoon die de groep beheert: groepsinstellingen en toegangsrechten. Bij het aanmaken van een groep wordt u automatisch de beheerder.

    Hij is de enige die data kan plaatsen, bewerken en vernietigen in de groepstools (agenda, documenten, enz.), maar hij kan dit recht ook verlenen aan sommige of alle leden van de groep.

    De beheerder kan de groep niet verlaten: indien hij de groep wilt verlaten moet hij eerst iemand anders als beheerder aanstellen.

  2. Een groep aanmaken
    Eerste stap: aanmaak van de groep
    1. Ga naar de Instellingen, in de sectie Groepen.
    2. Klik op Maak een nieuwe groep aan
    3. Kies een uitdrukkelijke naam voor uw groep. Deze naam moet uniek zijn.
    4. Voer eventueel een beschrijving toe, die de leden zal informeren over de objectieven en/of de inhoud van de groep.
    5. Bepaal of de groep zichtbaar moet zijn in de index van groepen die geraadpleegd kan worden via een zoekopdracht. Standaard zal de groep niet opgenomen worden in de index.
    6. Bepaal of de ledenlijst publiek moet zijn. Indien u het vorige vakje hebt aangevinkt kunt u eveneens kiezen om de ledenlijst te publiceren.
    7. Bepaal of de groep open is voor allen. Indien de groep zichtbaar is in de groepsindex zal eender wie lid kunnen worden van de groep.
    8. Klik op Bewaren om de groep aan te maken.
    De procedure is niet ten einde daar uw groep noch leden, noch data bevat.

    2de fase: leden uitnodigen

    1. Klik op Uitnodigen.
    2. Selecteer de leden binnen uw Contacten: leden van bestaande groepen, persoonlijke- of groepscontacten.
      Indien de personen zich niet in de Contacten bevinden, maak deze aan door te klikken op Een contact aanmaken..
    3. De leden die een uitnodiging via e-mail ontvangen, moeten die aanvaarden alvorens tot de groep toegevoegd te worden.
    4. De leden die de uitnodiging aanvaard hebben verschijnen in de lijst met leden van de groep.
      Om leden die niet op de uitnodiging gereageerd hebben te heractiveren, ga naar Lopende uitnodigingen en kies opnieuw versturen in de Acties van de desbetreffende lid.
    5. Benoem eventueel co-beheerders aan om u te helpen. Hun statuut laat hen toe automatisch data toe te voegen en te verwijderen uit de groep.
    3de fase: Gegevens en toegangsrechten
    Het aanmaken van de groep heeft een groepsomgeving aangemaakt voor de verschillende tools. De groep beschikt over zijn eigen Documenten, zijn eigen Agenda enz.
    In dit stadium, is enkel de beheerder van de groep bevoegd data toe te voegen in de groepstools.
    1. In iedere tool, maak indien nodig de boomstructuur van de mappen aan en configureer de toegangsrechten in functie van uw wensen. Ga naar de contextuele hulp van iedere tool voor meer informatie.
    2. Plaats uw eigen data in de groep.
  3. Een groep bewerken
    Op elk moment kan de beheerder van een groep de instellingen van de groep bewerken, behalve de groepsnaam.

    Klik op Instellingen in het rechter gedeelte van het scherm.

  4. Leden toevoegen
    De procedure van de rubriek "Een groep aanmaken" kan op ieder moment gebruikt worden.
  5. Leden verwijderen
    Wanneer een lid uit een groep verwijderd wordt heeft hij geen toegang meer tot de groepstools. De data die hij zelf heeft toegevoegd aan de groep blijft echter beschikbaar voor de andere leden.

    Om een lid te verwijderen
    In de ledenlijst, doe een rechterklik op een lid om de Acties te tonen en selecteer Verwijderen.

    Meerdere leden verwijderen
    In de lijst met groepsleden, vink het vakje naast de te verwijderen leden. Doe daarna een rechterklik op een lid om de Acties te tonen en selecteer Verwijderen.

    Alle leden verwijderen
    In het rechterdeel van het scherm, klik op Alle leden verwijderen.

  6. Een groep verwijderen
    Het verwijderen van een groep zal alle data bewaard in de tools van de groep verwijderen. Wees voorzichtig!

    De verwijdering van de groep is slechts mogelijk wanneer alle leden verwijderd zijn.

  7. Groepscapaciteiten
    De groep beschikt over dezelfde capaciteiten als de capaciteiten van de privé-omgeving (GB voor de documenten bijvoorbeeld). De opslagcapaciteiten worden namelijk bepaald door het abonnement van de beheerder van de groep. Over het algemeen zal de groepsbeheerder, dan ook over het abonnement met de grootste capaciteit beschikken.

    Bijvoorbeeld: een abonnement met 10 GB opslagcapaciteit voor documenten.

    • De beheerder beschikt over 10 GB opslagcapaciteit voor zijn persoonlijke documenten.
    • Elke groep die deze beheerder opricht beschikt op zijn beurt over 10 GB voor de documenten van deze groep. Anders gezegd: het totaal aantal documenten die door alle leden (de beheerder inbegrepen) in de groep geplaatst kunnen worden, mogen de 10 GB niet overschrijden.
    • Indien de abonnementsformule de oprichting van 3 groepen toelaat, is de volledige opslagruimte voor documenten 40 GB: 1 GB voor ieder van de 3 groepen en 10 GB voor de privé-documenten van de beheerder.
    De privé-opslagcapaciteit van de leden hangt af van hun eigen abonnement.
  8. Voorwaarden om een groep op te richten
    Het maximum aantal groepen dat u kunt oprichten hangt af van uw abonnement.
  9. Maximum aantal leden
    Elke groep heeft een maximum aantal leden. Het aantal leden wordt door het abonnement van de beheerder van de groep bepaald.
  10. Aantal beheerders
    Op éénzelfde moment, kan er slechts één enkele beheerder per groep zijn.
  11. Veranderen van beheerder
    De huidige beheerder kan zich uit de groep terugtrekken en een nieuwe beheerder aanwijzen. Hiervoor is het voldoende om de lijst met de leden van de groep te raadplegen en te klikken op Wordt beheerder, naast het lid dat de nieuwe beheerder moet worden.

    Let op: Aangezien de capaciteiten van de groep (aantal groepen, aantal leden en capaciteiten voor de objecten van de groep) afhangen van het abonnement van de beheerder, moet u nagaan of de nieuwe beheerder een abonnement met voldoende capaciteiten bezit.

Groepsdata

  1. Toegangsrechten in de groepsomgeving
    De beheerder, bijgestaan door eventuele co-beheerders, bepaalt welke leden data mogen toevoegen en/of verwijderen in de groep. Standaard mogen enkel beheerders en co-beheerders data toevoegen en verwijderen.

    Een lid die data toevoegt bepaalt wie het mag wijzigen. Standaard is hij/zij de enige die toegelaten is een wijziging uit te voeren. De beheerders hebben dus het recht niet data te wijzigen die toegevoegd werd door een lid. Indien noodzakelijk kunnen ze de data wel verwijderen.

  2. Het vakje "Alle leden van de groep"
    Nadat u op Toegang klikt, kruist u het vakje Alle leden van (groepsnaam) aan, de nieuwe leden die nadien in de groep komen krijgen dan dezelfde rechten als de huidige leden.

Co-beheerders

  1. Definitie
    De groepsbeheerder kan één of meerdere co-beheerders benoemen om de groep helpen te beheren. Bijvoorbeeld: een directeur, die groepsbeheerder is, kan zijn assistent(e) benoemen als co-beheerder zodat hij/zij de mogelijkheid heeft om de toegangsrechten te configureren voor de verschillende tools.

    Concreet betekent dit dat een co-beheerder van een groep:

    • beschikt over het recht om gegevens toe te voegen en te verwijderen in het geheel van de groepsomgeving: Agenda, alle mappen van de Documenten, etc.
    • De toegangsrechten kan wijzigen van tools (vb. Agenda) en van mappen, (vb. Documenten).
    Hij kan dus geen andere acties uitvoeren die voorbehouden blijven aan de groepsbeheerder: groepsparameters wijzigen, etc. Hij kan dus ook geen bijkomende co-beheerders benoemen of afzetten.
  2. Een co-beheerder benoemen
    In de lijst met groepsleden van de groep, vertoon de Acties van de lid en selecteer Wordt co-beheerder.
  3. Een co-beheerder afzetten
    In de lijst met groepsleden van de groep, vertoon de Acties van een lid en selecteer De co-beheerder opzeggen.

    De co-beheerder verliest alle rechten die hij heeft bekomen wanneer hij als co-beheerder werd benoemd. Indien hem oorspronkelijk specifieke rechten werden toegewezen (bv. : gegevens toevoegen in specifieke map), bewaart hij die na de opzegging.

Groepen waarvan u deel uitmaakt

  1. Een groep zoeken
    Klik op Een bestaande groep vervoegen en voer een zoekterm in. NB: De privé groepen verschijnen niet in de zoekresultaten.
  2. Toetreden tot een groep
    De procedure hangt af van de soort groep waar tot u wenst toe te treden:
    • Open groepen
      Deze komen voor in de groepenlijst. Maak een zoekopdracht en klik vervolgens op Aansluiten.
    • Gesloten groepen
      Zij staan ook in de groepenlijst. Maak een zoekopdracht en stuur dan een kandidatuur e-mail naar de beheerder van de groep. Zijn e-mail adres verschijnt in de groepsfiche
    • Privé groepen
      Deze groepen kunnen niet opgezocht worden: u moet door de beheerder van de groep uitgenodigd worden om tot zo een groep te kunnen toetreden.
  3. Een groep verlaten
    Selecteer Deze groep verlaten.
 

News

Bekijken »