Guida per l'utente

v.01/2024

Messaggi Messaggi Calendario Calendario Contatti Contatti Documenti Documenti Instant messaging IM SMS SMS Fax Fax Gruppi Gruppi

In generale

  1. What are groups for?
    Groups allow for data sharing with other users. With groups, you use the full potential of ContactOffice.

    Sharing is done in two ways:

    • Each group has its own space: group Documents, group Calendar, etc. All group members may access this common space.
    • Your private data can be shared with the group members.
    Belonging to a group has the following consequences:
    • You can view the busy time slots (but not the event details) in the group members Calendars
    • You can chat with group members with Instant messaging (if available) and see whether they are currently online.
    • You can send Documents to a group member drop folder.
    • The following data from your Personal data are displayed to members: last name, first name, organization, email address and picture.
    Of course, other members get the same privileges.
  2. Consigli per creare un gruppo
    E' importante creare i gruppi in modo efficace, includendo le persone con chi desideri condividere delle informazioni. E' meglio creare più gruppi piccoli con uno schema di condivisione semplice (diritti di accesso identici per tutti i membri del gruppo) che un solo gruppo enorme con uno schema di diritti di accesso complesso (ogni membro del gruppo ha diritti di accesso diversi).
  3. Simple groups example
    A company with 10 people: 1 director, 1 secretary, 3 salesmen and 5 workmen.
    • One group with the 10 people. Information useful to all will belong there. Everyone will be able to view the busy time slots in the personal calendars. Additional access rights will be set in the personal calendars so that, for instance, the secretary can completely manage the director calendar (view details, add, edit and delete events).
    • A sales group, the director being the administrator. The members are the 3 salesmen and the secretary.
    • A production group, the director being the administrator. The members are the 5 workmen and the secretary.
    • A group for the director and the secretary: it will contain more confidential data
    Additional groups may be created in case other sharing patterns are necessary.
  4. Accesso ai dati del gruppo
    Select the group name in the context selector, which default value is "Private".
  5. Groups and subscription
    Ogni membro del gruppo ha un login e un abbonamento personale. Nel contesto di un gruppo, i tipi di abbonamento dei singoli membri non hanno importanza: tutti i tipi di abbonamento ti permettono di diventare membro di un gruppo e tutti i membri di un gruppo possono prendere diversi tipi di abbonamento. Il solo fatto che una persona è membro di un certo gruppo non ha nessuna importanza per il tipo di abbonamento: rimane invariato.

Gruppi di cui sei l'amministratore

  1. Definizione
    L'amministratore di gruppo è la persona che gestisce il gruppo. Se crei un gruppo, diventi automaticamente l'amministratore dello stesso.

    L'amministratore è l'unico a poter aggiungere, modificare o eliminare contenuto negli strumenti del gruppo (calendario, documenti,ecc.), però può accordaredare questi stessi diritti a uno o più membri del gruppo.

    L'amministratore di gruppo non può abbandonare il gruppo senza prima aver indicato un nuovo amministratore.

  2. Creare un gruppo
    Step 1: create the group
    1. Go to the Settings, in the Groups section.
    2. Click on Create a new group
    3. Choose an explicit group name. This name must be unique.
    4. You can enter a description, that will inform the members about the group purpose and/or the contents.
    5. Choose whether to publish the group in the group directory. By default, the group is not published.
    6. Choose whether to publish the group members list. This makes sense only if the group has been published.
    7. Choose whether to open the group. This makes sense only if the group has been published. In this case, anyone will be able to become a group member.
    8. Click on Save to create the group.
    You're not done yet, because at this point your group has no members and no data.

    Step 2: invite members

    1. Click on Invite.
    2. Select members among Contacts: existing group members, private contacts or group contacts.
      If future members don't appear in the Contacts, create them by clicking on Create new Contact.
    3. Members get an invitation email. They have to accept the invitation to join the group.
    4. People who have accepted the invitation appear in the group members list.
      To send a reminder to people who haven't answered to the invitation, go to to the Pending invitations section, and choose Send again in the Actions for this person.
    Step 3: contents and access rights
    Creating the group has created group tools: the group has its own Documents, Calendar, etc.
    As the group administrator, you are the only one allowed to add contents to the group tools at this point.
    1. In each tool, create the folder structure if applicable and set-up the access rights according to your needs. You will find detailed help over access rights in each tool help section
    2. Add your own contents to the group.
  3. Modificare un gruppo
    L'amministatore può modificare i parametri del gruppo per farlo diventare un gruppo aperto, chiuso o privato. Tutti gli altri parametri (nome completo del gruppo, descrizione, lingua,...) possono essere modificati, tranne il nome del gruppo.

    Se sei tu l'amministratore, clicca su Gestire i miei gruppi e poi su Modificare le impostazioni del gruppo e effettua le modifiche necessarie.

  4. Add members
    The procedure described in the "Create a group" section can be used anytime.
  5. Eliminare dei membri
    When a member is removed from the group, he can't access the group tools anymore. However, the contents he added in the group remains available to group members.

    In the members list, display the member Actions and select Remove.

    If you wish to remove all members in a single operation, display the group Actions in the left part of the screen and select Remove all members.

  6. Delete a group
    Beware: deleting the group will delete all contents in the group tools.

    You can delete the group only if all members have been removed first.

  7. Capacità di gruppo
    Esattamente come un ambiente privato, anche l'ambiente di gruppo ha delle capacità (GB per i documenti, per es.). Queste capacità vengono determinate dal tipo di abbonamento dell'amministratore del gruppo. Ecco perché normalmente l'amministratore di gruppo ha il tipo di abbonamento più alto.

    Per esempio: un certo tipo di abbonamento ha una capacità di 10 GB per i Documenti.

    • L'amminstratore avrà 10 GB per i suoi documenti privati.
    • Ogni gruppo creato da questo amministratore avrà una capacità di 10 GB per i Documenti. In altre parole, i documenti che verranno messi nell'ambiente del gruppo da tutti i membri (l'amministratore incluso) non possono superare i 10 GB.
    • Se il tipo di abbonamento permette la creazione di 3 gruppi, la capacità totale per i Documenti è di 40 GB: 10 GB per ogni gruppo e 10 GB per i documenti privati dell'amministratore.
    La capacità per gli ambienti privati dei singoli membri del gruppo viene determinata dal loro tipo di abbonamento.
  8. Condizioni per creare un gruppo
    Il numero massimo di gruppi che puoi creare viene determinato dal tuo tipo di abbonamento.
  9. Numero massimo di membri
    Ogni gruppo ha un numero massimo di membri. Questo viene determinato dal tipo di abbonamento dell'amministratore del gruppo.
  10. Numero di amministratori
    Un gruppo ha un solo amministratore (allo stesso tempo)
  11. Cambia l'amministratore
    L'attuale amministratore si può dimettere indicando un nuovo amministratore tra i membri del gruppo. Per farlo, visualizza l'elenco dei membri del gruppo e clicca su Diventa amministratore.

    Avviso: Visto che le capacità del gruppo (numero di gruppi, numero di membri e capacità per gli oggetti del gruppo) sono determinate dal tipo di abbonamento dell'amministratore, assicurati che il nuovo amministratore abbia un tipo di abbonamento con sufficienti capacità.

Dati del gruppo

  1. Access rights in group tools
    The group administrator, assisted by their optional co-administrators, decides who may add and/or delete content in the group. By default, only the group administrator and co-administrators may add and delete content.

    A member who adds contents decides who may edit it. By default, only this member may do it. Therefore, group administrators may not always edit the content added by a member. However, they always may delete it.

  2. La casella "Tutti i membri del gruppo"
    Se contrassegni la casella: "Tutti i membri di (nome del gruppo)" (dopo aver cliccato su Accesso), i membri futuri del gruppo avranno gli stessi diritti dei membri già esistenti.

Co-amministratori

  1. Definizione
    L'amministratore di gruppo può aggiungere uno o più co-amministratori per aiutarlo con la gestione del gruppo. Per esempio, un direttore, che è l'amministratore di gruppo, può aggiungere la sua segretaria come co-amministratore in modo tale che lei lo può aiutare a definire i diritti di accesso nello strumento in modo tale che lei lo può aiutare a impostare i diritti di accesso negli strumenti.

    Un amministratore di gruppo può:

    • Aggiungere e cancellare contenuto in tutto l'ambiente del gruppo: Calendario, tutte le cartelle all'interno dei Documentsi, ecc.
    • Cabiare i diritti di accesso al livello degli strumenti (per es.: Calendario) e al livello dele cartelle (per es: Documenti).
    Non può fare le altre operazioni, che rimangono il privilegio dell'amministratore di gruppo: cambiare le impostazioni del gruppo, ecc. Non può nemmeno aggiungere o cancellare altri co-amministratori.
  2. Aggiungere un co-amministratore
    Vai allo strumento Gruppi, seleziona il gruppo nell'albero delle cartelle e cliccaci sopra col tasto destro per selezionare il tastoAccesso e poi seleziona la casella nella colonna Gestire gruppo.
  3. Rimuovere un co-amministratore
    Vai allo strumento Grupi, seleziona il gruppo nell'albero delle cartelle e cliccaci sopra col tasto destro per selezionare il tasto Accesso e poi deseleziona la casella nella colonna Gesire gruppo.

    Il co-amministratori perde tutti i diritti che aveva precedentemente ricevuti al momento che era stato nominato co-amministratore. Qualora gli fossero stati concessi dei diritti specifici (per es: aggiungere contenuto in una determinata cartella), li manterrà.

Gruppi dei quali fai parte

  1. Cercare un gruppo
    Clicca su Cercare un gruppo nella barra di menù. Usa minimo 2 criteria tra i seguenti:
    • Nome di gruppo: inserisci minimo 3 lettere consecutive che devono apparire.
    • Attrività: determina se è un gruppo professionale o no.
    • Settore: se si tratta di un gruppo professionale, specifica il settore economico.
    • Lingua
    Attenzione: I gruppi privati non appaiano mai nei risultati della ricerca.
  2. Diventare membro di un gruppo
    La procedura è specifica per ogni tipo di gruppo:
    • Gruppi aperti
      Sono elencati nella rubrica di gruppo. Fai una ricerca e clicca su Partecipa.
    • Gruppi chiusi
      Anche questi sono elencati nella rubrica di gruppo. Fai una ricerca e invia una email all'amministratore di gruppo, di cui l'indirizzo email appare nella descrizione del gruppo
    • Gruppi Privati
      Non è possibile cercare questi gruppi: ci vuole un invito dell'ammnistratore di gruppo per poter diventare membro.
  3. Lasciare un gruppo
    Before you leave a group, make sure to remove the specific access rights you have granted to some group members: read your events details, add events to your calendar, access your mailbox, etc. Once you have left the group, you won't be able to withdraw these specific rights.

    To leave a group, select Leave this group.

 

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